8 mandamientos del reporting empresarial

Si no conoces a tu empresa y tu competencia lo suficiente no debes tomar ninguna decisión. Analiza todos los datos y consigue el éxito gracias al reporting empresarial.

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Conocer toda la información que se genera en la empresa necesita de un esfuerzo humano importante si queremos ser conscientes en cada momento de la situación en la que se encuentra nuestro negocio. Para tener a nuestro alcance toda esta información necesitamos acudir al reporting empresarial que nos permite realizar un diagnóstico de la empresa a diferentes niveles. El reporting es una pieza clave para la toma de decisiones en las empresas.

 

La elaboración de informes de gestión supone una actividad compleja en la que se involucran diferentes departamentos de la empresa (por no decir ‘todos’) con el objetivo de generar informes, pronósticos y escenarios diversos en los que poder tomar decisiones que lleven al negocio a posicionarse por delante de su competencia.

 

Según el informe ‘Información corporativa: ¿qué quieren saber los inversores?’ de PWC, los trabajadores emplean un 20% de media de su tiempo de trabajo en buscar información. Si implementamos un sistema de información práctico, intuitivo y fácil de utilizar aumentaremos la productividad de los trabajadores, lo que supone ahorro de costes. El 63% de los encuestados opina que la integración en un único documento de toda la información corporativa de una empresa que incluya aspectos como la estrategia, la información financiera, las oportunidades observadas, etc. tendrá un impacto directo sobre su coste de capital.

 

Analizar los datos que tu propia empresa crea es fundamental si queremos tener éxito y prosperar en nuestro campo. Con el análisis de los mismos logramos saber en qué situación estamos y nos permite aventurar dónde queremos estar a corto, medio o largo plazo. Lo mires por donde los mires, el reporting empresarial supone un arma perfecta para tu negocio. Pero ¡ojo! no se trata únicamente de plasmar todos los datos con cierto orden y criterio y nada más. Tienes que dar un paso más: generar la información necesaria para controlar y gestionar el negocio. No queremos grandes cantidades de datos dispersos y sin un filtro previo que los organice.

 

¿Necesita mi empresa una solución de ‘reporting empresarial’?

La experiencia determina que las empresas que encuentren estos supuestos en su organización debería apostar por el ‘Business Intelligence’:

  • Sistemas orientados a transacciones y no al análisis de la información

  • Pérdida de tiempo en buscar información en vez de poder analizarla.

  • Información obsoleta, con pérdida de vigencia en la toma de decisiones.

  • Múltiples interpretaciones de cada departamento a la misma pregunta.

  • Falta de integración para monitorizar indicadores de desempeño de diversas áreas.

 

8 Mandamientos del ‘reporting empresarial’

Tras observar varios estudios podemos concluir que, para realizar un buen ‘reporting empresarial’ necesitamos conocer diferentes aspectos que te presentamos a continuación en forma de mandamientos.

 

1. La información será relevante, fiel y comparable

Los datos obtenidos conforman una información útil que nos permite tomar decisiones financieras/económicas basadas en datos reales y ‘con peso’. Sobre todo porque nos permite conocer y comparar los datos con momentos anteriores y detectar riesgos y oportunidades que podemos aprovechar.

La fiabilidad de la información nos permite tener una visión real de la situación, sin datos ocultos que nos lleven a conclusiones equivocadas.

El hecho de que sea información comparable nos permite comparar los resultados con informes de ejercicios anteriores e incluso con empresas de la competencia.

 

2. Analizarás sobre todas las cosas

Una vez obtenida la información, es necesario analizarla e interpretarla. Porque para llegar a nuestro objetivo debemos saber realmente en qué punto nos encontramos. El análisis objetivo de los datos puede suponer nuestra pasarela al éxito.

 

3. Conseguirás la implicación de todos los departamentos de tu empresa

Todos los departamentos deben conocer el funcionamiento del ‘reporting’ y los beneficios que obtenemos del mismo. Y no únicamente el funcionamiento, sino que la rentabilidad del trabajo diario y su efectividad para con la empresa provoca que las decisiones que se toman están fundamentadas en datos contrastados e información elaborada.

 

4. Obtendrás la información correcta para la toma de decisiones

Esta afirmación supone la base del ‘Business Intelligence’: saber separar los datos relevantes de aquellos que no aportan nada es fundamental en la tarea de elaborar informes prácticos sobre los que gestionar el futuro más cercano de tu negocio. El sistema de reporting creado debe servir para tomar las decisiones de empresa. Como afirman desde la web BBVA ‘el reporting no es un cuadro o una foto, es una herramienta dinámica para la toma de decisiones’. Recabar la información relevante para tu empresa y configurar un cuadro de mando estratégico muy intuitivo te ayudará a guiarnos en la toma de decisiones.

 

5. Automatizarás los procesos de elaboración del ‘reporting empresarial’

Gracias al ‘Marketing Automation’, la información que obtenemos de sistemas como pueden ser CRM (Customer Relationship Management) , ERP (Enterprise Resource Planning) o ERM (External Relationship Management) se organiza con una estrategia determinada en función del objetivo determinado. Auditorías internas demuestran, según Acg Consultores, que las empresas consumen el 30% del tiempo de los equipos de administración y comercial realizando informes (1,5 jornadas a la semana). Automatizar este proceso supone ahorros de miles de euros mensuales.

 

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(Imagen: Jojooa)

 

6. Tendrás en cuenta la información obtenida en la toma de decisiones

Si no es así, ¿de qué sirve realizar un análisis de los datos de tu empresa? Si tomas decisiones basadas en la información obtenida del análisis del reporting empresarial estarás tomando el camino acertado. De lo contrario, todo el trabajo realizado no servirá para nada y habrás desaprovechado tiempo y dinero.

 

7. Proporcionarás una visión única de la empresa

Los datos son datos. Ni opiniones ni interpretaciones personales. Así toda la información de la empresa que se haga pública será la misma, lo que supone una reducción de costes (tanto humanos como materiales) y una correcta toma de decisiones (por el correcto análisis de datos obtenidos a través de aquellos sistemas)

 

8. El resultado será la transparencia de tu negocio

La credibilidad de la empresa no se consigue de otra manera que con comunicación e información continua y con transparencia.

 

Las empresas que mantienen un nivel de rentabilidad sostenido en el tiempo son aquellas que han formulado sus objetivos estratégicos, tienen una cultura de mejora continua y de mejora de la productividad y cuentan con la implicación y participación de todas las personas que la integran. Y esto se logra, entre otros, con el establecimiento de sistemas de reporting.

 

Herramientas y soluciones que tu empresa utiliza (o debe utilizar) para estar al día de las últimas novedades del ‘Business Intelligence’. Con ellas tu empresa será una empresa ‘inteligente’ capaz de adelantarse al futuro y tomar decisiones que le hagan situarse a la cabeza de su sector.

 

Según Helena Redondo, el futuro del reporting ‘si tiene que cambiar algo es en cómo se define qué información es importante y cuál no. La tendencia futura es enfocarse en fijar criterios más que contenidos, y así será más fácil que la información que ofrezcan las empresas sea relevante. En la actualidad existe un exceso de información irrelevante y un defecto de información clave que hay que corregir’

 

No dejes de mirar al futuro. El Business Intelligence’ está en constante evolución y tu empresa no debe perder estos cambios de vista. Porque entre las diferentes opciones que oferta se haya el sistema que mejor se adapta a tus necesidades.

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gascolese
gascolese
14/10/2015

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