Cómo hacer un cuadro de mando integral en Excel

Tener bajo control todas las actividades que se desempeñan en un negocio online puede  parecer misión imposible: compras, ventas, logística, administración, atención al cliente…Afortunadamente internet pone a nuestro alcance multitud de herramientas que nos facilitan, en cierta medida, el seguimiento y control de todo lo que ocurre en nuestro negocio.

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Sin embargo, disponer de una herramienta que mida nuestros resultados, sin tener un objetivo en el horizonte, puede llevarnos a un estado de incertidumbre del progreso de nuestra compañía.

 

En 1992, dos economistas norteamericanos, Robert Kaplan y David Norton, desarrollaron el primer Cuadro de Mando Integral (CMI), una herramienta de gestión empresarial que mide las actividades de una compañía a partir de la visión y la estrategia a largo plazo de la misma. De este modo, se proporciona a los gestores empresariales una visión global sobre estrategia y evolución de la compañía.
 

Por tanto, un CMI es una herramienta indispensable para la gestión estratégica de tu negocio basada en la definición de objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas. Es capaz de medir la evolución de todas las actividades de una empresa online, además de controlar la evolución de los resultados de los objetivos fijados mediante indicadores de control.


Para plasmar todos estos resultados será necesario saber cómo hacer un cuadro de mando integral en Excel. A través de este tipo de plantillas podemos visualizar los resultados y KPIs de los distintos departamentos que conforman una empresa como marketing, ventas, Recursos Humanos, IT, entre otros.

 

 

Los 7 puntos imprescindibles en un Cuadro de Mando Integral en Excel 

 

Antes de iniciar la construcción de un CMI es necesario recopilar toda la información a nivel estratégico que servirá como insumos para la construcción del cuadro de mando. También nos ayudará a empezar el preparar una Check-list de las fuentes de información estratégica.

Para iniciar nuestro CMI en Excel hemos establecido 7 puntos guía:


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1. Board

 

El Board, o Dashboard, muestra de forma global nuestra visión estratégica a través de cuatro ejes o perspectivas:

 

  • Relación con el cliente: Esta perspectiva identifica y evalúa la opinión y necesidades del cliente, como la satisfacción, la tasa de retorno o la rentabilidad, con el fin de ofrecer una mayor oferta alineada con sus preferencias.

 

  • Financiera: Esta perspectiva se controla desde los niveles más altos, ya que, está relacionada con las cifras de negocio como ganancias, riesgo, crecimiento en ventas, margen bruto/neto, etc., responde a las necesidades del accionista.
     
  • Procesos Internos: Identifica los objetivos y métricas estratégicas de la organización y la producción. Determina sus propuestas de valor y ventajas competitivas para alinear las actividades y los procesos clave que generan la calidad.
     
  • Aprendizaje y crecimiento: Se refiere a la capacidad de crecimiento y adaptación que puede generar una organización a través del desarrollo de sus recursos humanos.

 

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2. Establecer los objetivos

 

En este primer punto, debemos definir los objetivos estratégicos desde cada una de las perspectivas (Financiera, Procesos internos, Aprendizaje y Crecimiento y de Cliente).

 

Los objetivos más usuales que analizamos desde las diferentes perspectivas pueden ser los siguientes: Relación con el cliente, el número total de clientes (participantes y adquisición de nuevos clientes), los cuales, se miden a través de indicadores como la cuota de mercado y el porcentaje de ingresos de nuevos clientes; la satisfacción del cliente mediante encuestas, porcentajes de quejas o sugerencias, tiempos de respuesta, etc.; la fidelidad de los clientes mediante indicadores como el índice de frecuencia de compra, tiempo medio de retención del usuario, etc. y, por último, la reducción de plazos de entrega medibles a través del tiempo que inviertan en ello.
 

Objetivos estratégicos
 
  • Financiera: la creación de valor a través de indicadores, la sostenibilidad de ese valor en un tiempo futuro, tasas de crecimiento a nivel individual junto con las del sector a nivel global, la cifra de negocio, la rentabilidad medida con indicadores, los costes, estructura financiera y, por último, la liquidez.
     
  • Procesos Internos: Reducción de costes de producción, costes individuales de producción, la mejora de los procesos y el número total de ellos, rendimiento en el proceso, cifra total de defectos, tiempos totales del ciclo, entre otros.
     
  • Aprendizaje y Crecimiento: Talento, habilidades, Know-how y competencias, los cuáles se miden a través de indicadores como de selección y formación del personal; el capital de información: creación de valor, construcción de la estrategia, objetivos de tiempo y costes de este proceso; el capital organizativo: liderazgo, cultura y trabajo en equipo.


3. Acciones y Observaciones

 

En esta sección listamos, a modo de check-list, todas las acciones a realizar para lograr cada objetivo y desde cada perspectiva. Para cada acción deberemos asignar todos los recursos implicados para la consecución de los mismos así como el desglose de tareas de cada acción.  

 

Dentro de las acciones hay que tener en cuenta una serie de factores que influyen directamente sobre su logro. Puede darse el caso de que para la consecución de una acción concreta haya que invertir una cantidad económica o que un sea necesario alcanzar con éxito una acción previa.

 

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4. Métricas

 

Esa hoja será la base de todos los datos extraídos de las diferentes herramientas analíticas (Analytics, ERPs, CRMs). Mostrará la evolución de nuestro negocio, de forma cuantitativa, comparando los objetivos marcados con los resultados obtenidos. En esta sección dispondremos de los diferentes KPIs y gráficos que nos permitirán conocer en todo momento si nos estamos desviando o no de nuestros objetivos.
 

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5. Target o Público al que nos dirigimos

 

Establecemos cada perspectiva acorde a cada acción, y cada acción irá dirigida a un público objetivodeterminado. Entorno a ese público, hay fijar de manera adecuada las acciones, teniendo en cuenta una serie de características como: sexo, edad, localización geográfica, gustos y preferencias, necesidades, problemas, entre otros.
 

6. Cronograma

 

El cronograma de nuestro CMI representa, en el tiempo, nuestras acciones, de forma que, identifiquemos de forma rápida acciones dependientes o hitos a cumplir para el logro de los objetivos generales.

 

El cronograma, además de identificar los tiempos de ejecución de las actividades, identifica también los recursos implicados en cada actividad.

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7. Responsable

 

Cada acción debe tener asignada una persona responsable que se encargará de conducir y lograr los objetivos marcados. Habitualmente suelen ser los responsables de cada departamento, personas especializadas con un alto grado de compromiso y orientación a resultados.
 

En conclusión, estos siete puntos te servirán de guía para tener bajo control el rendimiento de las actividades de tu compañía, anotando todas las irregularidades de tus objetivos y estrategias en tu CMI y corregirlos a tiempo.
 

 

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jalujan
jalujan
28/06/2016
  • jalujan@wearemarketing.com 13/9/2016

    Muchas gracias Iker. ¡Un saludo!

  • Ikercarras2000@yahoo.com 13/7/2016

    Muy interesante

OMG

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