Pasos para crear un workflow en Hubspot

No se trata solo de enviar emails. Los workflows de Hubspot permiten ir un paso más allá calificando las oportunidades de venta o personalizando el contenido de tu web a cada usuario entre muchas otras opciones. Así se hacen.

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Captar y Convertir. Si tuviéramos que resumir en dos palabras cuál es el objetivo de una campaña de Inbound Marketing, éstas serían ‘captar’ y ‘convertir’. Puede ser obtención de datos de nuevos clientes, una venta, una descarga, etc. La automatización de estos procesos, gracias a nuevas y completas herramientas del Marketing Automation, resultan de gran ayuda en la puesta en marcha de estrategias de marketing personalizadas.

Con esta automatización, los workflows (cadena de acciones de trabajo) se han convertido en una herramienta definitiva con la que:

  • Generar una base de datos cualificada

  • Poner en marcha estrategias de lead nurturing con las que conducir a los leads a través del funnel de ventas.

Conseguir una base de datos cualificada es el principio necesario. Pero una vez conseguidos estos datos el siguiente paso es conducirlos en el proceso de compra, que no queden tan solo como ‘leads’, sino proporcionarles la información que necesiten y atraerlos hacia la acción final de la compra, descarga, etc.

 

Workflows en hubspot: paso a paso

El software de Hubspot permite detectar una oportunidad de venta y poner en marcha mecanismos automatizados totalmente personalizados según el comportamiento de cada lead a lo largo de todo el proceso de ‘compra’. Conociendo mejor a tus contactos podrás proporcionarles información exacta de aquello que busca o necesita. Este es el paso a paso para crear un workflow en Hubspot:

 

1.- Crear nuevo ‘workflow’

Accede a tu cuenta de Hubspot y, desde el dashboard en la opción ‘contactos’ haz clic en ‘workflows’. Aquí encontrarás una opción destacada en azul con la poder ‘crear un nuevo workflow’

 

Imagen 1 Workflows.png

 

2.- Pon nombre a tu workflow y selecciona la opción ‘Estándar’

A partir del momento en el que actives el workflow, tus contactos existentes (y también los nuevos) serán añadidos de forma automática si han completado tu formulario, han visitado una landing page, forman parte de una ‘lista inteligente’ que previamente has configurado en Hubspot o si reúnen algún requisito especificado como ‘valor determinado’ (profesionales de determinado sector, empresas con determinado número de empleados, etc.)

 

Imagen 2 Workflows.png

 

3.- Define de dónde van a llegar los contactos

Los contactos pueden llegar a tu base de datos desde diferente vías (lista de miembros, evento, página vista,etc.) En este caso hemos escogido ‘envío de formulario’ (form submission).

Antes de ‘guardar y continuar’ debes elegir los criterios exigidos para que los leads se incluyan en este workflow y el objetivo del mismo: descargar un contenido, efectuar una compra, visitar una landing page… Seguir a los leads es mucho más efectivo si tenemos claro el objetivo de nuestro workflow.

 

Imagen 3 Workflows.png

 

4.- Objetivo del workflow y acciones a realizar

 

Imagen 4 Workflows.png

 

Entre las diferentes acciones que podemos elegir, queremos destacar:

  • Delay: establecer intervalos de tiempo entre un envío de email y otro (días, semanas…) Este valor puede variar.

  • If/Then Branch: Gracias a este valor determinas con anterioridad qué tipo de email enviar a cada lead según su comportamiento respecto a correos anteriores: ‘si X abre el correo A, enviar el correo B. Si X no abre el correo A, enviar el correo C…’ Es la personalización máxima del envío.

  • Send a email: eligiendo esta acción estás ‘programando’ el envío de un correo electrónico a los contactos. Esta acción se produce automáticamente después de que el usuario haya ejecutado la acción que hemos previsto en la configuración del mismo workflow como, por ejemplo, descargarse un archivo.

  • Send internal email: en el momento en que se le envía un correo a dicho contacto, los responsables del departamento correspondiente (incluidos previamente en este proceso) recibirán un correo electrónico informandole de la acción de este lead. De esta manera somos sabedores en cada momento de las acciones que llevan a cabo los leads más activos. Marketing en real time.

  • Send internal SMS: igual que ‘send internal email’ pero en formato SMS, directo a su dispositivo móvil.

  • Add to / remove from a list: opción de añadir y eliminar contactos.

 

Imagen 6 Workflows.png

 

Con la opción ‘and… or…’, puedes configurar diferentes opciones en un mismo workflow (volviendo al paso 3 las veces que consideres necesario). También tendrás opción de añadir manualmente nuevos datos de nuevos contactos, etc.

Guarda la acción elegida y ya puedes continuar con la configuración de tu workflow.

 

5.- Testea tu worflow antes de activarlo ‘públicamente’

Si quieres hacer una prueba previa para comprobar que toda la configuración es correcta, realiza un test en el que puedas corregir cualquier fallo.

Imagen 8 Workflows.png

 

6.- Activa el workflow

En la imagen de arriba puedes ver un botón en ‘off’. Clica en el mismo y activa el workflow. A partir de este momento Hubspot trabaja por ti de una forma inteligente y automatizada para conseguir que los usuarios se conviertan en clientes reales.

 

7.- Comprueba que todo está correcto

Una vez activado el workflow, Hubspot te recuerda en una ventana emergente los valores establecidos, a quién va dirigido, etc. Si deseas realizar alguna modificación lo puedes hacer en ‘settings’.

Imagen 9 Workflows.png

 

Cuanto más afines en los criterios que configuran el workflow, más eficiente será el resultado. Tener una estrategia previa definida, haber observado el comportamiento de los usuarios en tu site y teniendo a la métrica presente te asegurarás un workflow hecho a medida para tu negocio.

 

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15/01/2016

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