Por qué optimizar la gestión de tu base de datos

Tener muchos contactos, muchos datos de cada contacto y tener todos agrupados en una base de datos no es suficiente. Para lograr resultados debes optimizar su gestión. Aquí los motivos.

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En toda empresa se necesita de herramientas que faciliten el contacto con los clientes en el día a día. Una de las herramientas fundamentales es una correcta y completa base de datos. Pero no se trata únicamente de almacenar datos de clientes y posibles clientes, sino de gestionarla a la perfección para poder obtener el máximo beneficio.

 

Podríamos decir que una base de datos es un sistema informático que funciona a modo de almacén donde clasificamos y conservamos grandes volúmenes de información de nuestros clientes, potenciales clientes y personas que se han puesto en contacto con nosotros en algún momento. Por pocos datos que recopilamos de cada uno de ellos - pongamos unos 10 de media - resultan miles de datos al multiplicarlos por cada lead que forma parte de la misma.

 

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Sin una buena organización nos resultará muy complicado optimizar nuestra base de datos y conseguir los objetivos marcados. Para lograrlo necesitamos de una estructura con cierta organización que determinamos según las necesidades de nuestro negocio, lo que nos ayuda a ‘separar’ y disponer del contenido de una forma rápida y efectiva.

 

Base de datos como centro de estrategia de ventas

De la correcta utilización y optimización de esta base de datos dependerá el resultado que obtengamos:

  • Si no conseguimos optimizar la base de datos...podremos perder clientes, leads y usuarios interesados en nuestro producto.

  • Si conseguimos optimizar la base de datos… podremos segmentar y personalizar nuestras campañas de marketing y ventas.

 

Cada caso es diferente pero, a grandes rasgos, aquí un listado de argumentos por los que utilizar de una forma óptima tu base de datos:

  • Centralizar los datos básicos de tus leads: nombre, correo electrónico, teléfono de contacto, dirección, etc.

  • Organizar otra información de interés sobre ellos como aficiones, gustos, necesidades, etc. que te ayuden a personalizar la comunicación con ellos.

 

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  • Segmentar tu estrategia de marketing para llevar a cabo acciones personalizadas.

  • Elaborar campañas de email marketing totalmente personalizadas

  • Monitorear cada acción de cada cliente o lead (venta, abandono del proceso de compra, estado del carrito de compra, etc.)

 

Teniendo esta lista de argumentos en cuenta, ¿qué características debe tener una base de datos? Desarrolladores y programadores coinciden en los siguientes puntos:

  • Ser segura: accesible tan solo para personas autorizadas y sin posibilidad de pérdida de datos.

  • Ser independiente: debemos poder trabajar con ella de una forma libre, sin depender de terceros.

  • Estar correctamente configurada: los datos deben conservarse sin ningún tipo de error y, muy importante, sin duplicidades.

  • Rápida en la consulta y gestión: al introducir determinado valor, el tiempo de respuesta debe ser mínimo.

 

Gestiona y optimiza tu base de datos

Centralizar los datos de tus clientes (o leads) de una forma segmentada y ser capaces de conocer cada uno de sus movimientos respecto a tu negocio deben ser tus objetivos. Con estos tips te resultará más sencillo:

  1. Define el objetivo de la base de datos

  2. Cuida el diseño de la misma según las necesidades. No por más columnas o campos tu base de datos va a ser mejor.

  3. Establece las relaciones entre los diferentes elementos que la conforman.

  4. Elimina aquellos campos o tablas que ya no utilices. Tan solo ralentizan el proceso de búsqueda y no aportan ningún valor, como mucho ‘confusión’.

  5. Repasa los criterios con los que la elaboraste y actualízalos según tus necesidades

  6. Simplifica los campos al máximo: una única palabra para clasificar un campo mejor que dos o más o qué signos de puntuación o numéricos.

  7. Agrega un campo de ‘Observaciones’ o similar que te permita añadir información adicional que resulte interesante para el trato con el cliente. Así evitarás tener columnas y columnas con ‘posibles’ campos que tan solo para algunos de tus clientes necesitas completar.

 

La base de datos te permite segmentar tus campañas de marketing, personalizar la comunicación con los clientes y conectar de una forma más directa con el usuario. Y en la actualidad, esa es la tendencia: personalización de la comunicación.

 

La comunicación masiva ha perdido su esencia en favor del trato ‘de tú a tú’, por lo que ser conscientes de lo que busca cada cliente y en qué momento del embudo de ventas se encuentra resulta necesario en la estrategia de ventas. De ahí la necesidad de segmentación de todos los datos que hemos recogido en nuestra base de datos y la correcta gestión y optimización de la misma.

 

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pgimeno
pgimeno
21/01/2016

OMG

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