Equipos virtuales y la metodología Scrum: el futuro está en la gestión ágil

Gracias a la internacionalización de los negocios y las posibilidades que ofrecen Internet y las nuevas tecnologías, las empresas (tanto grandes como pequeñas) pueden crear equipos de trabajo virtuales repartidos por todo el mundo. Cuando los recursos humanos amplían sus fronteras, aumenta el talento y la calidad del producto que ofrecemos pero, al mismo tiempo, surgen nuevos desafíos: la gestión de equipos virtuales es más compleja que la de equipos físicos. ¿Cómo podemos mejorar esto? Usando la metodología Scrum para que nuestra organización sea más ágil.

Las organizaciones ágiles han existido mucho antes de que se creara el término Agile, que tanto se usa a día de hoy. Cada una de ellas ha estructurado a su manera su organización adoptando el paradigma de la autonomía compartida. Con el tiempo muchas empresas que trabajan en el sector del desarrollo de software han adoptado Scrum, una de las metodologías más famosas ligada a la filosofía Agile, aunque no debemos confundir términos: Agile es una mentalidad, una forma de enfocar el trabajo de la cual han derivado muchos métodos. Y uno de los más populares es Scrum.

Agilidad en el teletrabajo para empresas

No podemos ignorar que los cambios en el mundo laboral tras el Covid-19 han acelerado esta transformación. El teletrabajo se ha popularizado, y con ello la creación de equipos virtuales que se comunican desde diferentes lugares del mundo. 

¿Cómo trabajar en teletrabajo? Las herramientas colaborativas se han convertido en una inversión muy valiosa. Sin ir más lejos, Salesforce adquirió Slack por casi 28.000 millones de dólares, y esta es solo una señal de la tendencia que se está imponiendo. “Todo el mundo quiere estar en el puesto de trabajo digital. Si no participas en esa amalgama de soluciones colaborativas, perderás una parte importante del futuro que está por venir”, afirma Miguel Ángel Morcuende, experto en transformación digital. 

El nuevo contexto impone ofrecer herramientas integrales a los empleados con las que, en un solo clic, se despliegue todo lo que demandan. Y enfocarse en que el cliente no pierda calidad en su atención por esta nueva forma de trabajar: los contact center en la nube son una buena alternativa para ello. En resumen, con el trabajo en remoto como futuro para muchas personas, hay que preguntarse cómo liderar equipos virtuales y qué softwares usar para hacerlo. Nosotros apostamos por pensar de forma ágil y usar la metodología de trabajo Scrum.

Mentalidad Agile con metodología Scrum: clave para el liderazgo en equipos virtuales 

Muchas empresas han abandonado las oficinas físicas o han flexibilizado el trabajo presencial y han diversificado los lugares de procedencia de sus trabajadores. ¿Cómo conseguimos funcionar con éxito en este nuevo paradigma? Gracias a adoptar la Metodología Scrum en nuestros procesos de negocio. Tenemos muy claros los beneficios de ser Agile.

Lo que nos ofrece Scrum son métodos de gestión de proyectos que permiten adaptar la forma de trabajar a las necesidades específicas de cada iniciativa, en cada momento y de forma directa y rápida. Nuestra receta para el éxito consiste en abordar los temas de forma interdisciplinar y con autogestión, y siempre con un protocolo de toma de decisiones compartido.

La principal cualidad de este método es que los tiempos de trabajo para llegar a un objetivo son cortos, y suelen marcar el momento de entrega de una parte del proyecto. Este aspecto nos permite trabajar por fases y conseguir una entrega rápida y continua de los entregables del proyecto. Además, en caso de cambio por parte del cliente, es fácil para nosotros aplicarlo sin provocar retrasos en los plazos definidos. 

¿Cómo introducir la Metodología Scrum en equipos virtuales?

Lo más importante a la hora de trabajar con equipos virtuales es la organización, definir objetivos claros y establecer canales de comunicación efectivos que permitan que todo fluya suave como la seda, tanto o más que si nos encontráramos juntos en la misma habitación. 

Ahora vamos a señalar los pasos más importantes para gestionar equipos de trabajo descentralizados de una forma ágil. Tenlos en cuenta a la hora de realizar estrategias de ventas y poner en valor cómo trabaja tu equipo:

Crea procesos claros con las ceremonias Scrum

Los proyectos ágiles siguen unos procedimientos cíclicos en los que las ceremonias donde interviene el equipo y el cliente son fundamentales. Las ceremonias son unas reuniones rápidas para hacer un seguimiento del ritmo del proyecto y detectar los posibles problemas que surgen en el camino.

En general, como muestra la imagen inferior, asignamos un número a todas las tareas que hay que completar en el proyecto con ayuda del cliente, y establecemos prioridades para terminar todos los entregables. A continuación, determinamos la duración del Sprint, que puede ir desde una semana hasta cuatro semanas, y decidimos qué tareas se van a completar en ese sprint. Hasta el día de la entrega, tenemos reuniones diarias de 15 minutos para saber qué está haciendo cada miembro del equipo, qué obstáculos han surgido y qué vamos a hacer antes del siguiente encuentro.

Cuando el sprint se completa presentamos el trabajo al cliente y, después, el equipo se vuelve a reunir para comentar qué mejoras podemos aplicar y realizar un análisis retrospectivo del proyecto hasta ahora. 

Las principales ceremonias en Scrum son:

• Sprint Planning Meeting.

• Daily Scrum Meeting.

• Sprint Review/Demonstration Meeting.

• Sprint Retrospective Meeting.

Usar herramientas colaborativas y de gestión

Salesforce es un CRM para la gestión empresarial que nos permite automatizar multitud de procesos, ahorrar tiempo y organizar todas nuestras actividades en una misma plataforma. Un software muy útil si quieres escalar dentro de la transformación digital de tu compañía, y que facilita el sales enablement dentro de la organización.

Dentro de Salesforce tenemos una herramienta de Reporting para desglosar las tareas de cada equipo por proyecto y hacer un recuento del tiempo invertido en cada actividad. No es la única forma de hacerlo: puedes usar otras apps como Trello, Asana o TaskRay que te permiten llevar un seguimiento de los equipos virtuales y que nadie pierda de vista las tareas asignadas a su nombre. 

Aprovechar la tecnología para acercarnos unos a otros

Gracias a los chats y videollamadas, no importa si estás en la mesa al lado de tu compañero o a 100 kilómetros de distancia. Estamos más conectados que nunca. Y eso es una ventaja cuando hablamos de qué son las metodologías ágiles y lo importante que es mantener una comunicación fluida en equipos virtuales. 

Una buena alternativa es Google Chat para resolver las cuestiones rápidas y Google Meet para celebrar nuestras reuniones y ceremonias a través de videollamadas. De esta manera los miembros de un equipo participan de forma equitativa, sin perjuicio de donde se encuentren, y todos podemos comunicarnos de manera eficiente. Las metodologías ágiles en recursos humanos son importantes, porque ayudan a mejorar el ambiente laboral.

La distancia ya no es una barrera para crear un equipo de trabajo efectivo, coordinado y cohesionado, gracias a los avances tecnológicos de los que disfrutamos. Al aplicar estas ideas, cualquier compañía tiene la oportunidad de expandirse y trabajar con equipos virtuales sin que impacte negativamente la calidad de los proyectos que presenta. Los indicadores de rendimiento pueden incluso mejorar: ese ha sido el caso de We Are Marketing.