Taskray Project Management: gestión de proyectos integrada en Salesforce

En el entorno empresarial actual, la gestión de proyectos nunca ha sido más crítica para el éxito de las empresas. Utilizando metodologías de gestión de proyectos, los equipos pueden controlar los riesgos, el alcance y las tareas asociadas con los proyectos.

Y si bien las metodologías sólidas han ayudado a proyectos grandes e intrincados durante años, incluso los proyectos pequeños tienen ahora complejidades e integraciones importantes inherentes a su ejecución. Como resultado, el elevado número de herramientas de software específicamente orientadas a ayudar a mantener nuestros proyectos en marcha y ayudar a los directores de proyectos a manejar todas las diferentes causalidades.

Con tantas opciones, es difícil decidir cuál es la mejor herramienta para nuestra organización, pero hay cuatro puntos importantes que tenemos que tener en cuenta antes de tomar una decisión:

1. Hagamos un análisis de necesidades: tenemos que tener claro qué tipo de información queremos registrar y qué tipos de proyecto vamos a administrar con esta herramienta.
2. Consideremos un servicio basado en la nube (cloud): El costo del mantenimiento de servidores propios y el despliegue son dos factores críticos a considerar cuando se adopta una nueva herramienta, y las herramientas basadas en la nube nos evitan estos problemas de mantenimiento.
3. Tenemos que tener siempre en cuenta la posibilidad de escalabilidad: a medida que nuestra empresa crece, aumentará el número de usuarios de nuestra herramienta y la cantidad y complejidad de los datos que estamos siguiendo.
4. Integraciones con aplicaciones externas: Si en nuestra organización estamos empleando diariamente otras aplicaciones con funciones críticas (para facturación, soporte técnico, etc…), la herramienta de gestión de proyectos será más útil y tendrá una aceptación más rápida si se integra con las aplicaciones existentes.

El último punto es especialmente crítico, ya que puede hacer fracasar la adopción de una herramienta de gestión de proyectos. Esto es especialmente importante si nuestra empresa hace un uso intensivo o incluso moderado de la plataforma CRM de Salesforce. Debido a que Salesforce ya almacena nuestros datos como cliente, la información de los proyectos e incluso facilita la colaboración entre nuestro equipo, tiene sentido usar una herramienta de administración de proyectos que pueda incorporar toda esa información que tenemos almacenada en nuestro CRM y minimizar la necesidad de datos duplicados e inevitablemente imprecisos.

Hay dos tipos de herramientas de gestión de proyectos que funcionan con Salesforce: las que se integran con la plataforma, que utilizan sus propios controles y establecen conexiones entre Salesforce y la aplicación (Wrike, Trello, Clarizen) y aquellas que viven dentro del ecosistema de Salesforce, adaptando los controles comunes y aprovechando las funcionalidades nativas que forman parte de la plataforma salesforce (Cloud Coach, FinancialForce, TaskRay)

Y de esta última herramienta es la que vamos a hablar en este post, TaskRay, una aplicación nativa de salesforce que puede elevar nuestra gestión de proyectos al siguiente nivel.

Taskray, una plataforma ideal para aumentar la eficiencia y productividad de nuestro equipo

TaskRay es una aplicación nativa de gestión de proyectos que ofrece varias funciones, incluida la posibilidad de automatizar partes de nuestro proceso de postventa. Las plantillas de proyecto son clonables y las tareas pueden ser repetibles. TaskRay también admite varias maneras de visualizar la información del proyecto que se alinea estrechamente con la metodología Agile como SCRUM, incluyendo tablas Kanban, vista en fila, vista plan y vista calendario. TaskRay es Lightning Ready y optimizado para el móvil de Salesforce 1.

En principio, Taskray está diseñado para ofrecer un entorno ideal en el que los equipos pueden realizar sus tareas diarias rápidamente utilizando un entorno social y de colaboración. Esta aplicación está construida teniendo en cuenta las necesidades de los equipos de colaboración ágil. Podemos manejar sin esfuerzo los atributos iterativos y dinámicos de cualquier trabajo en equipo que consiste en priorizar proyectos o incluso tareas dentro de una organización.

TaskRay también permite compartir información entre usuarios externos (clientes) así como los equipos dentro de una organización. Esto es una gran ayuda al permitir a cualquier parte interesada a contribuir fácilmente a la culminación exitosa de cualquier proyecto o tarea.

Un Interfaz de usuario sencilla que nos permite la funcionalidad de arrastrar y soltar

Además, Taskray viene con una interfaz de usuario sencilla y altamente intuitiva que integra la funcionalidad de arrastrar y soltar que permite la creación rápida y el seguimiento de las tareas sin que los usuarios requieran formación adicional. También facilita la visualización combinada de múltiples proyectos y equipos, lo que permite obtener una vista en tiempo real del trabajo actual, independientemente de que haya sido un trabajo aislado.

Herramienta apropiada para la colaboración en equipo

TaskRay - como se mencionó anteriormente - está integrado con Chatter y Salesforce 1, que es la plataforma de colaboración social de Salesforce. Esto significa que ofrece herramientas extremadamente intuitivas para que los equipos dentro de nuestra organización pueden utilizarla para trabajar sin problemas en prácticamente cualquier proyecto o tarea.

Soporte para múltiples navegadores web

TaskRay también es totalmente compatible con todos los principales navegadores web como Mozilla Firefox, Internet Explorer 9, 10 y 11, Google Chrome e incluso Apple Safari. Esto permite a nuestros usuarios utilizar eficazmente su navegador preferido desde casi cualquier lugar en el que puedan estar ubicados a nivel mundial. El acceso a Taskray es gestionado por conjuntos de permisos, así como el acceso a la aplicación.

Una aplicación móvil altamente intuitiva

TaskRay también ofrece una aplicación móvil que hace infinitamente más fácil para los usuarios el acceso a proyectos o incluso tareas dentro de Salesforce 1, independientemente de donde pueden estar ubicados. Además, permite a los equipos dentro de una organización trabajar simultáneamente en un mismo proyecto.

Seguridad efectiva de nuestro proyecto

La instalación de Taskray viene por defecto con permisos de lectura y escritura para que toda la organización puede acceder a ello. Esto no quita que si nuestra organización desea incorporar cualquier nivel de seguridad del proyecto o las tareas, se pueden configurar fácilmente a un modelo de privacidad ajustado a nuestras necesidades. Esto se puede ejecutar mediante un práctica casilla de verificación que se encuentra en la pestaña TEAM en los detalles de nuestro proyecto.

Visibilidad de los datos

Taskray también ofrece la funcionalidad a los administradores de una manera rápida poder añadir, reordenar o incluso eliminar campos en los detalles de proyectos y tareas sin necesidad de modificar el código fuente. Aparte de los campos estándar de Taskray, los administradores pueden agregar convenientemente campos personalizados a cualquier objeto de proyecto o tarea, que luego se visualizan dentro nuestros layouts.

Sistema de notificaciones

Las notificaciones de Taskray se muestran cuando nosotros u otros usuarios editan tareas o proyectos en los que estamos trabajando actualmente. Además, los administradores tienen la capacidad de regular la frecuencia exacta con la que TaskRay comprueba si hay actualizaciones. Y en última instancia, enviar las notificaciones de las mismas a los usuarios.

Versatilidad en las opciones de suscripción

La suscripción de Taskray es extremadamente flexible y se puede optar por periodicidad mensual o anual. Además de esto, BracketLabs nos ofrecen un periodo de prueba gratuita que no requiere incluir ningún detalle de nuestro pago. Lo que nos da una buena oportunidad para probar todas sus funcionalidades antes de tomar una decisión.

Actualizaciones

Cada nueva versión de TaskRay se actualiza automáticamente en nuestra cuenta de Salesforce previa notificación. Desde AppExchange, normalmente se actualiza dos semanas antes de la actualización de esta aplicación de gestión de proyectos. Los usuarios también se les ofrece la opción de actualizar manualmente en cualquier momento, antes de que el calendario de actualización predeterminado.

Es evidente que tener TaskRay instalado en una instancia de Salesforce es un gran aporte para empresas de prácticamente cualquier tamaño, particularmente cuando se trata de mejorar la eficiencia y la productividad de los equipos con la finalidad de lograr un crecimiento significativo de la productividad.

Las necesidades de los proyectos varían de una empresa a otra y, en algunos casos, de un departamento a otro. Pero no importa cuán grande o pequeño sea nuestra organización, una cosa es verdad: nuestros procesos son el mecanismo de soporte que ejecutan nuestros proyectos. Elegir la solución correcta puede ser un desafío, y uno que puede tener efectos a corto, medio y largo plazo. Al reducir nuestras opciones, consideremos una prueba de concepto para ayudar a entender qué es lo que funciona mejor para nosotros. Existen muchas opciones para la administración de proyectos que se integran o funcionan directamente en la plataforma de Salesforce y la dirección en la que decidamos ir dependerá de cuál es la mejor opción para nuestra organización ahora y en el futuro.