Herramientas de gestión de proyectos: ¿cuál es la mejor para tu negocio?

A la hora de planificar un proyecto es muy importante disponer de cierta información como el alcance, los recursos implicados, tareas y tiempos de desarrollo. Una mala planificación inicial del proyecto puede llevar al fracaso del mismo. Para evitarlo, te presento un abanico de herramientas de gestión de proyectos con las que llevar una perfecta organización de cada tarea que te ayude a alcanzar el éxito de cada proyecto.

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El trabajo en equipo requiere de una planificación y organización en las que llevar un completo control de cada tarea es necesario para la buena ejecución del mismo. Pero, teniendo en cuenta el panorama digital del momento y la velocidad a la que se producen los cambios en el sector, es conveniente disponer de un software profesional y colaborativo, que se adapte a las necesidades de cada proyecto y de cada equipo, una herramienta potente con la que gestionar complejas planificaciones pero también flexible para poder adaptarse a los cambios y modificaciones que el proyecto pueda necesitar.

 

Beneficios de disponer de una herramienta de gestión de proyectos

Sea cuál sea la naturaleza de tu negocio, si estás trabajando en un proyecto en el que estás implicados un grupo de personas, una herramienta que te ayude a gestionarlo te puede reportar las siguientes ventajas:

  • Gestión de la información: cada tarea recoge toda la información necesaria para cada miembro de la organización, así como plazos de ejecución, entrega, etc.
  • Organización por tareas y control global: permite un control total sobre el proyecto global a partir de las diferentes tareas que lo forman, lo que ayuda en la planificación, asignación de tareas y seguimiento de las mismas en real time. Esto permite la previsión de posibles errores a corregir a tiempo, lo que supone un ahorro de costes y de estrés.
  • Gestión de recursos, hitos y plazos: saber si estamos cumpliendo los objetivos fijados en cuanto a plazos de tiempo, presupuestos, etc., lo que nos permite realizar las correcciones necesarias en el momento adecuado y aumentar así la flexibilidad de la empresa.
  • Mejora de la comunicación entre los miembros del equipo: permite una comunicación directa y fluida entre las diferentes personas implicadas en el proyecto.
  • Mayor eficiencia en la entrega de los proyectos: permite seguir una “hoja de ruta” que lleva a terminar el proyecto en el tiempo y coste definido.
  • Saber en qué hemos fallado y por qué: en el caso de que el proyecto no salga como esperábamos, una herramienta de gestión de proyectos nos permite saber (y explicar a terceros) en qué hemos fallado así como proponer soluciones reales.
  • Aprendizaje de los procesos para futuros proyectos: lo aprendido en cada proyecto lo podemos implementar en siguientes trabajos, lo que supone un ahorro de tiempo y recursos.
  • Cuadros de mando y reportes: una vez acabado el proyecto, un software nos puede informar cómo ha sido el trabajo con un completo informe.
  • Nuevas oportunidades: la mejor y mayor organización del equipo y los recursos existentes lleva a la posibilidad de ofrecer nuevos servicios y, gracias a la satisfacción del cliente y su difusión, una mejora en la reputación de la empresa que se traduce en nuevos proyectos.
  • Trabajo colaborativo: Este tipo de herramientas facilitan la comunicación de los equipos y el trabajo colaborativo, favoreciendo la generación de conocimiento, mejorando la comunicación y facilitando la participación de los diferentes implicados en el proyecto.

Comparativa entre herramientas: definición, características y beneficios

DASHBOARD WRIKE.png

(Imagen: Wrike)

 

Visual e intuitivo, es un software de gestión de proyectos online que te permite establecer las prioridades y preparar al equipo para que trabaje de forma más rápida e inteligente en toda la organización, así como planificar y adaptar las tareas en real time desde la oficina o fuera de ella. Integra correo, hojas de cálculo, para archivos, gestión de documentos online y gestión de proyectos entre otras funcionalidades. Wrike permite la creación de diagramas de carga de trabajo entre los miembros de un equipo y cuenta con su propia red social a nivel empresa. Esta herramienta permite crear informes para controlar los resultados de los equipos y los proyectos con solo un clic; informes que muestran quién tiene margen para el próximo proyecto.

 

La versión gratuita permite hasta cinco usuarios en el proyecto y una gestión de tareas básicas. Para más funcionalidades el precio varía a partir de unos 9 euros al mes por usuario.

 

BASECAMP DASHBOARD.png

(Imagen: Basecamp)

 

Con un dashboard sencillo y muy visual y un diseño muy ‘limpio’ permite a los usuarios obtener en un solo golpe de vista la situación de cada tarea. revisar plazos, ‘discusiones’, ficheros, etc. Sincronizada con el calendario facilita una fluida comunicación entre los usuarios, compartir archivos, asignación de tareas, establecer plazos de entrega, generar informes e incluso descargar, editar y subir al mismo sitio archivos de un proyecto que esté en marcha por un grupo de personas.

Dispone de prueba gratuita durante 30 días.

 

MAVENLINK DASHBOARD.png

(Imagen: Mavenlink)

 

Se trata de una plataforma para el desarrollo de proyectos de negocios o cualquier otro tipo de proyectos. Permite la interacción fluida y permanente entre los distintos usuarios de un proyecto, planificar el tiempo de seguimiento, la planificación de recursos y los valores financieros en un mismo dashboard.

 

ASANA DASHBOARD.png

(Imagen: Asana)

 

Su claim es “La forma moderna de trabajar juntos”. Esta herramienta que renovó su imagen hace tan solo unos meses, permite a los equipos compartir, planificar, organizar, y seguir el progreso de las tareas en las que cada usuario está implicado. Entre sus múltiples funcionalidades encontramos espacios de trabajo, proyectos, tareas, etiquetas, notas, comentarios, etc.

 

Dispone de un plan gratuito pero muy básico y otro Premium con diferentes tarifas según el número de miembros del equipo.

 

JIRA SOFTWARE DASHBOARD.png

(Imagen: Jira Software)

 

Jira Software te permite crear proyectos y gestionarlos de diversas maneras, podrás definir y hacer seguimiento de los workflows establecidos y gestionar las tareas que lo componen. Es recomendado para proyectos que no requieran de un largo plazo de tiempo para su elaboración, ya que no permite ciertas modificaciones.

 

Su dashboard y su funcionamiento es menos intuitivo que otros de los presentados en este listado.

El coste de Jira varía en función del plan y del alojamiento, su plan más económico empieza en $10 al mes para un máximo de 10 usuarios.

 

REDBOOTH DASHBOARD.png

(Imagen: Redbooth)

 

Esta herramienta de gestión de proyectos destaca por sus diversas funcionalidades en la comunicación entre usuarios: chats, llamadas y videollamadas en su versión móvil, aunque también dispone de versión escritorio. En la gestión se sirve de diagramas de Gantt que hacen muy visual el trabajo y combina tareas, archivos y comentarios. Dispone de un plan de precios desde 5€/mes por usuarios.

 

Si estás pensando en implementar un sistema de gestión de proyectos, esperamos haberte ayudado con esta selección de las mejores herramientas. ¿Ya sabes con cuál te quedas? Si tienes cualquier duda esperamos tu consulta.

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jalujan
jalujan
24/10/2016
  • marianorc2@gmail.com 30/5/2017

    Excelente artículo José! Agregaría también otra que estamos usando nosotros. Se llama Hibox. https://www.hibox.co/es/showcase/gestor-de-tareas-y-proyectos/ No solo tiene gestión de proyectos y tareas, sino que también integra chat y videoconferencia para coordinar mejor al equipo de trabajo. A nosotros nos funciona muy bien. :)

OMG

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