Best practices para la gestión de proyectos

¿Sabías que las organizaciones de alto rendimiento completan el 80% de los proyectos en tiempo y forma conforme a los objetivos y presupuesto establecidos según el Project Management Institute? Si quieres comenzar a emplear técnicas y herramientas de gestión de proyectos que ayuden a tu empresa a lograr el éxito, sigue leyendo.

¿En qué consiste la gestión de proyectos?

Esta labor consiste en aplicar un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos de un proyecto de principio a fin. Según el Project Management Institute (PMI), el secreto de la eficacia de las organizaciones de alto rendimiento radica en el desarrollo de estrategias, técnicas y equipos construidos a partir de prácticas sólidas de gestión de proyectos. 

El PMI determina que estos procesos deben guiarse siempre por cinco etapas:

1. Iniciación.
2. Planificación.
3. Ejecución.
4. Control.
5. Cierre.

Sin embargo, existen diversas metodologías en la gestión de proyectos que marcan pautas diferentes. Es el caso, por ejemplo, de las metodologías ágiles que permiten rectificar y cambiar prioridades cuando el proyecto así lo requiere. Estas funcionan a través de sprints (plazos de tiempo más o menos cortos) en los que se establecen unos objetivos y el equipo ha de completarlos antes del final del período. Así, el proyecto avanza poco a poco y resulta mucho más flexible a la hora de añadir o quitar tareas. 

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Este trabajo conlleva una gran responsabilidad y el profesional encargado de esta tarea debe de ser capaz de anticiparse a los cambios, resolver imprevistos y captar las necesidades del cliente. Sobre sus manos recae, en cierta medida, el éxito o el fracaso del negocio.

Es por eso que, cada vez más, se requiere una certificación en gestión de proyectos para garantizar que la persona cuenta con los conocimientos y las capacidades necesarias para desempeñar esta labor. 

Diferentes estudios realizados hasta la fecha revelan que las compañías que cuentan con profesionales especializados en la gestión de proyectos, experimentan una mejora significativa en el desarrollo de los proyectos y el ratio de éxito aumenta.  

Los beneficios tangibles más directos son los siguientes:

• Visibilidad sobre el estado del proyecto.
• Implicación de los grupos de interés (stakeholders).
• Proyectos alineados con la estrategia de la empresa.
• Equipos alineados con los objetivos.
• Casi un 30% más de proyectos finalizados a tiempo.
• Más de un 20% de proyectos dentro del presupuesto establecido.
• Más de un 20% de proyectos que logran los objetivos marcados.

En conclusión, la falta de actividad organizativa disminuye considerablemente el éxito de los proyectos y las iniciativas estratégicas. 

Best practices para gestionar tus proyectos con éxito

Aunque depende la metodología de gestión de proyectos que se quiera aplicar, existen unos principios básicos. Universia destaca estos:

1. Comprender el valor real de la gestión de proyectos.
2. Involucrar activamente a patrocinadores ejecutivos.
3. Alinear sus proyectos a una estrategia.
4. Desarrollar y mantener los talentos dedicados a la gestión de proyectos.
5. Utilizar prácticas estandarizadas de gestión de proyectos en toda la organización.

Estos cinco aspectos las bases fundamentales pero, además, todo gestor de proyectos debe aplicar siempre estas seis buenas prácticas: 

1. Definir el alcance del proyecto

El primer paso es definir los objetivos que perseguimos con el proyecto, una acción imprescindible para lograr una planificación eficiente y real. Hazte esa pregunta: ¿qué quiero conseguir: organizar un evento para 1.000 personas, expandir la empresa a nivel internacional, mejorar tu reputación digital...?

El alcance que define los límites del proyecto y a partir estos debes establecer qué tareas se encuentran dentro o fuera del mismo y la cantidad de trabajo a realizar.

Es imprescindible que estos objetivos se definan junto al cliente, ya que este debe ser siempre una parte activa del proyecto y no un mero espectador.

2. Definir las tareas a llevar a cabo

En el ámbito del Project Management esta práctica es conocida como Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS): se trata de hacer un desglose de todas las tareas que forman el proyecto y convertirlas en pequeños entregables. En este ejemplo, realizado en Excel, podemos ver que los entregables principales están en los niveles 1 y 2 marcados en azul. Debajo de estos se señalan las tareas que se han de llevar a cabo para poder terminar el entregable, cuál es la fecha límite y quién es el responsable del equipo. 

Se trata de una herramienta fundamental en la gestión de proyectos y su propósito es organizar de forma estructurada el alcance total de cada proyecto. Su estructura jerarquizada permite identificar de forma fácil e intuitiva cada “paquete de trabajo”. Estos “paquetes” que deben estar documentados al detalle para que cada persona implicada en la tarea pueda ejecutarla de forma correcta y eficiente.

3. Asignar un responsable de cada tarea 

El project manager debe establecer qué personas se van a encargar de cada tarea del Work Breakdown Structure y con qué recursos cuentan para hacerlo. Se trata de establecer metas realistas que se ajusten a las competencias del equipo.

En las metodologías Agile, cada tarea tiene un único responsable que tendrá que rendir cuentas al resto del equipo al final de cada sprint. Así, se potencia la autonomía dentro de un sistema de trabajo en equipo. 

4. Establecer timings

El timing o calendario de un proyecto es necesario para planificar su desarrollo. Cada proceso debe tener una fecha de inicio y finalización. 

Establece plazos teniendo en cuenta la opinión del equipo de proyecto, ya que son ellos mismos los especialistas que sabrán determinar mejor el tiempo que necesitan para completar cada tarea.

Ten en cuenta posibles factores que alteren esta programación, como por ejemplo fechas críticas que pueda haber durante el desarrollo del proyecto y anótalas en tu planificación (timing flexible). 

Sé concienzudo en la elaboración de este documento ya que os permitirá: 

• Ser conscientes del proceso de desarrollo del proyecto.
• Conocer los plazos de producción y entrega.
• Saber cuál es la consecución de cada uno de los procesos a realizar.

Una vez determinado el timing del proyecto es aconsejable que sea revisado por el cliente para que sepa en qué momento va a recibir los entregables. Además, puedes utilizar una software de gestión de proyectos que le permita ver en tiempo real en qué punto está cada tarea. 

Fuente

Recuerda: el objetivo de un timing es facilitar la comunicación entre cliente y equipo de trabajo, por lo que resulta imprescindible entablar una relación cercana en la que el cliente conozca a los profesionales que van a desarrollar su proyecto.

5. Vigilar los costes

Es necesario controlar los costes del proyecto con el objetivo de completar el trabajo dentro del presupuesto asignado. Es importante que vigiles tanto los costes internos derivados de la producción del proyecto, como los costes externos.

Los programas de gestión de proyectos suelen incluir un apartado para controlar las horas de dedicación de cada miembro del equipo, lo que facilita mantener a raya los costes internos. 

El seguimiento se debe hacer diariamente pero además es importante realizar reportes semanales para evitar desfases, poder tomar decisiones y actuar antes de que los costes superen a los ingresos.

6. Hacer seguimientos y retrospectivas

Durante toda la ejecución del proyecto el responsable debe de hacer análisis periódicos y emitir reportes internos que permitan comprobar el estado del proyecto, monitorizarlo y comparar el progreso actual con respecto al predefinido, tanto en cumplimiento (o no) de plazos como en costes, alcance, etc.

De este modo, si es necesario, el director o gerente pueden realizar cambios que ayuden a mejorar la eficiencia del proyecto, tanto en el presente como en el futuro. Gestionar los cambios eficientemente puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso o un fracaso.

Además, una vez terminado el trabajo, es importante realizar una retrospectiva interna para detectar puntos a mejorar en próximas ocasiones. Así, de cada proyecto, se extraen una serie de lecciones y aprendizajes. 

La importancia de la gestión del riesgo en la gestión de proyectos

Cada proyecto puede presentar riesgos diferentes que deben de ser identificados lo antes posible para evitar que se conviertan en obstáculos reales a la hora de desarrollarlo.

Fuente

Desde Knowledge Train establecen medidas con las que calcular el risk management:

• Probabilidades de que ocurran:
  • 1 = no probable
  • 2 = posible
  • 3 = muy probable
• Impacto en el proyecto:
  • 1= bajo
  • 2= medio
  • 3= alto

Multiplicar ambos números nos permite conocer el porcentaje de riesgo: un factor de riesgo alto indica una situación problemática en cuanto al cumplimiento del desarrollo del proyecto. Por lo tanto, revisar constantemente los riesgos te permitirá evitar un posible fracaso.

Si conseguimos construir una cultura alrededor de la gestión de proyectos, las organizaciones podrán disponer de una ventaja competitiva razonable. Hoy en día, para facilitar el éxito del proyecto existen herramientas colaborativas y no-colaborativas que nos pueden ayudar en la optimización de gestión de proyectos; pero lo importante es contar con un profesional experimentado que sepa liderar proyectos y aplique buenas prácticas en su día a día.