Herramientas de gestión de proyectos: ¿qué características deben cumplir?

Desarrollar estrategias y técnicas con equipos creados a partir de una base sólida de gestión de proyectos es parte del éxito de las organizaciones de alto rendimiento que, según el Project Management Institute (PMI), completan el 80% de los proyectos en tiempo y forma conforme a los objetivos y presupuesto establecidos.

Homogeneizar, estructurar y distribuir la forma de trabajar son los principales objetivos que persigue cualquier metodología de gestión de proyectos con el fin de enfocar en una misma dirección todos los proyectos y poder así aprender de los errores e implementar las mismas formas de trabajo en los casos de éxito. Una eficiencia que repercute en la optimización del trabajo y los recursos.

¿Cuáles son los beneficios de apostar por una metodología de gestión de proyectos?

Desde NAE enumeran los siguientes:

• Organizar los tiempos de proyecto
• Proporcionar herramientas para estimar de forma correcta tiempos y costes
• Ayudar a gestionar y minimizar los riesgos del proyecto
• Mejorar la relación entre coste y beneficio de los recursos
• Desarrollar las habilidades del equipo

(Imagen: AC Industrail)

Pero, ¿qué herramienta de gestión de proyectos es la más adecuada para mi empresa? Es muy difícil que una herramienta de gestión de proyectos se adapte a todas nuestras necesidades, sin embargo, el mercado digital nos ofrece una gran variedad de plataformas que ofrecen multitud de funcionalidades. La dificultad está en seleccionar la más adecuada para nuestro negocio. Algunos de los factores a tener en consideración a la hora de seleccionar dicha herramienta son:

• Número de proyectos que se van a gestionar.
• Número de personas que estarán involucradas en los proyectos.
• Qué necesidades de accesibilidad tengo.

Características necesarias en una herramienta de gestión de proyectos

Estos son los principales criterios que debe tener una herramienta de gestión de proyectos:

1. Accesibilidad desde cualquier lugar a través de dispositivos móviles.
2. Colaborativa con acceso al equipo y a clientes, lo que permite agilizar muchos procesos y aumentar la participación del cliente en el proyecto. Funciones como compartir proyectos o tareas y disponer de un espacio de conversación en tiempo real fortalecen la colaboración del equipo de trabajo.
3. Usabilidad: es muy importante que la interfaz de la herramienta facilite la navegación entre diferentes proyectos, lo que requiere que nuestros proyectos estén bien estructurados.
4. La gestión de tareas debe permitir establecer tiempos, asignar recursos, recoger tiempos ejecutados y establecer dependencias entre tareas.
5. Es importante que la herramienta permita planificar y realizar un seguimiento de la ejecución de los proyectos. En este aspecto, los métodos más utilizados son Kanban, Scrum y Gantt.

(Imagen: Kanban)

6. Reportes en real time que nos muestren la evolución del proyecto y nos permita tomar decisiones anticipándonos a cualquier problema que pueda surgir. 

7. Si la plataforma de gestión de proyectos dispone de un API, podremos conectar nuestros proyectos con otras herramientas (ERP, CRM,...). Compartir datos entre diferentes plataformas facilita, en gran medida, la gestión de proyectos a otras áreas como, atención al cliente, operaciones o administración.  

8. Por supuesto, la plataforma debe ser segura, cumplir con todos los requisitos de privacidad de los datos y que disponga de certificados de seguridad y confianza web (SSL, TLS, …).

En el artículo Herramientas de gestión de proyectos: ¿cuál es la mejor para tu negocio? puedes consultar una completa comparativa entre las herramientas más completas del mercado, su definición, características y beneficios.

Disponer en tu empresa de una metodología ayuda a disminuir la curva de aprendizaje del equipo y a obtener una mejora en el trabajo. Una herramienta capaz de gestionar complejos proyectos y adaptarse a posibles cambios y necesidades es elemental si queremos crecer de una forma organizada, estructurada y con proyección.