Herramientas de gestión de proyectos: ¿qué características deben cumplir?

La gestión de proyectos se basa, principalmente, en la aplicación de diferentes metodologías y estrategias diseñadas especialmente para ello. Sin embargo, hoy en día, para alcanzar los objetivos marcados en los plazos establecidos es importante utilizar herramientas de gestión de proyectos. 

Este tipo de softwares normalmente están alojados en la nube y permiten crear entornos de trabajo colaborativos para organizar la asignación de tareas y poder controlar, de forma sencilla, el estado de las mismas.  

Según el Project Management Institute (PMI), desarrollar estrategias y utilizar técnicas aplicadas a la gestión de proyectos hace que el 80% alcance los objetivos acordados, en el tiempo y presupuesto establecidos. 

Homogeneizar, estructurar y distribuir la forma de trabajar gracias un dashboard de negocio efectivo es uno de los principales objetivos que persigue cualquier metodología de gestión de proyectos. El objetivo es dirigir en una misma dirección todos los proyectos y poder así aprender de los errores e implementar mejoras para aumentar los casos de éxito. Se trata, en definitiva, ser más eficientes en la optimización del trabajo y los recursos.

¿Cuáles son los beneficios de apostar por una herramienta de gestión de proyectos?

Desde NAE enumeran los siguientes:

• Organizar los tiempos de proyecto.
• Proporcionar información para estimar de forma correcta tiempos y costes.
• Ayudar a gestionar y minimizar los riesgos del proyecto.
• Mejorar la rentabilidad.
• Desarrollar las habilidades del equipo.

Aunque también podríamos añadir algunos más:

• Gestionar el proyecto desde cualquier dispositivo móvil.
• Impulsar la comunicación entre los miembros del equipo.
• Archivar documentos y compartirlos online.
• Mejorar la productividad.
• Evaluar la participación de cada uno de los miembros del equipo en el proyecto.
• Conocer de un vistazo y el tiempo real el grado de ejecución de una tarea. 

Pero... 

¿Qué herramienta de gestión de proyectos es la más adecuada para mi empresa? 

Es muy difícil que una herramienta de gestión de proyectos se adapte a todas nuestras necesidades; sin embargo, el mercado digital nos ofrece una gran variedad de plataformas que ofrecen multitud de funcionalidades. La dificultad está en seleccionar la más adecuada para nuestro negocio. Algunos de los factores a tener en consideración a la hora de seleccionar dicha herramienta son:

• Número de proyectos que se van a gestionar.
• Número de personas que estarán involucradas en los proyectos.
• Qué necesidades de accesibilidad tengo.

Dependiendo de estos factores, una solución se adaptará a tus necesidades más que otras.

Características necesarias en una herramienta de gestión de proyectos

Aún así, estos son los principales criterios que debe tener una herramienta de gestión de proyectos:

1. Accesible

Asegúrate de que se puede acceder a la aplicación a través de diferentes dispositivos móviles y que ésta está alojada en la nube.

2. Colaborativa

Ha de permitir el acceso al equipo y a clientes, lo que agilizará muchos procesos y aumentará la participación del cliente en el proyecto. Funciones como compartir proyectos o tareas y disponer de un espacio de conversación en tiempo real fortalecen la colaboración del equipo de trabajo.

3. Usable

Es muy importante que la interfaz de la herramienta facilite la navegación entre diferentes proyectos, lo que requiere que estos estén a su vez bien estructurados.

4. Organizada

El gestor de tareas debe permitir establecer tiempos, asignar recursos, recoger tiempos ejecutados y establecer dependencias entre tareas.

5. Visual

Es importante que la herramienta permita planificar y realizar un seguimiento de la ejecución de los proyectos de manera sencilla. En este aspecto, los métodos más utilizados son Kanban, Scrum y Gantt.

Fuente

6. Tiempo real

Debe emitir reportes en real time que nos muestren la evolución del proyecto y nos permitan tomar decisiones anticipándonos a cualquier problema que pueda surgir. 

7. Abierta

Si la plataforma de gestión de proyectos dispone de un API, podremos conectar nuestros proyectos con otras herramientas (ERP, CRM,...). Compartir datos entre diferentes plataformas facilita, en gran medida, la gestión de proyectos en otras áreas como atención al cliente, operaciones o administración.  

8. Segura

Por supuesto, la plataforma debe ser segura, cumplir con todos los requisitos de privacidad de los datos y que disponga de certificados de seguridad y confianza web (SSL, TLS, …).

¿Cuál es la mejor herramienta para gestión de proyectos?

Como decíamos más arriba, la mejor herramienta de gestión de proyectos es aquella que se adapta a las necesidades concretas de tu empresa y de tu equipo.

En WAM, por ejemplo, utilizamos TaskRay, software de gestión de proyectos integrada en Salesforce. Dentro de esta creamos un proyecto por cada cliente y organizamos las tareas según su estado: Backlog, Planning, WIP, To approve y Completed. En cada una de ellas está asignada a un responsable y tiene unos plazos marcados. Esto nos permite organizar el trabajo de forma ordenada y controlada. 

También utilizamos esta herramienta para intercambiar documentos o ideas por lo que canalizamos las comunicaciones a través de este canal reduciendo el volumen de emails o reuniones.  

Además, a través de TaskRay llevamos un control del tiempo invertido en cada tarea lo que nos permite controlar el gasto y estimar, en el futuro, de una manera mucho más realista el tiempo que se necesitará para cerrar un determinado proyecto. 

En conclusión, disponer en tu empresa de una metodología ayuda a disminuir la curva de aprendizaje del equipo y a obtener una mejora en el trabajo. Una herramienta capaz de gestionar proyectos complejos y adaptarse a posibles cambios y necesidades es elemental si queremos crecer de una forma organizada, estructurada y con proyección.