Características que deben cumplir las herramientas de gestión de proyectos

La gestión de proyectos se basa, principalmente, en la aplicación de diferentes metodologías y estrategias diseñadas especialmente para ello. Sin embargo, hoy en día, para alcanzar los objetivos marcados en los plazos establecidos es importante utilizar herramientas de gestión de proyectos.

¿Y para qué sirve la gestión de proyectos con programas? Este tipo de softwares normalmente están alojados en la nube y permiten crear entornos de trabajo colaborativos para organizar la asignación de tareas y poder controlar, de forma sencilla, el estado de las mismas.

El uso de herramientas de gestión y planificación es una demanda creciente en muchas empresas, ya que los expertos en el área expresan su frustración por la falta de apoyos tecnológicos. Según un informe de Wellingtone sobre la gestión de proyectos, solo un 23% de los encuestados usan algún software de gestión en sus organizaciones y un 25% afirma no contar con la tecnología adecuada para trabajar en equipo en proyectos no formales. La necesidad de aplicar nuevas soluciones con métodos ágiles es acuciante.

Homogeneizar, estructurar y distribuir la forma de trabajar gracias a un dashboard de negocio efectivo es uno de los principales objetivos que persigue cualquier tipo de herramienta de gestión de proyectos. La finalidad es dirigirse a una misma dirección y poder así aprender de los errores e implementar mejoras para aumentar los casos de éxito. Se trata, en definitiva, de ser más eficientes en la optimización del trabajo y los recursos.

¿Cuáles son los beneficios de apostar por una herramienta de gestión de proyectos?

Los beneficios en el uso de una metodología para gestionar proyectos son muchos y variados:

• Organizar los tiempos de proyecto.
• Desarrollar las habilidades del equipo.
• Proporcionar información para estimar de forma correcta los costes.
• Gestionar el proyecto desde cualquier dispositivo móvil.
• Ayudar a gestionar y minimizar los riesgos del proyecto.
• Evaluar la participación de todos los miembros del equipo en el proyecto.
• Elevar la rentabilidad.
• Gestionar el proyecto desde cualquier dispositivo móvil.
• Impulsar la comunicación entre los miembros del equipo.
• Archivar documentos y compartirlos online.
• Mejorar la productividad.
• Conocer en tiempo real el grado de ejecución de una tarea.

La pregunta que nos asalta entonces, tras conocer las múltiples ventajas de usar un programa para ordenar nuestras tareas, es la siguiente:

¿Qué herramienta de gestión de proyectos es la más adecuada para mi empresa? 

En el ámbito de las herramientas y técnicas de gestión de proyectos hay una gran cantidad de demandas según sectores. Por suerte, el mercado digital nos ofrece una enorme variedad de plataformas que ofrecen multitud de funcionalidades; siempre encontrarás la perfecta para ti. Algunos de los factores a tener en consideración a la hora de seleccionar una herramienta de gestión de proyectos online es:

• Número de proyectos que se van a gestionar.
• Número de personas que estarán involucradas en los proyectos.
• Qué necesidades de accesibilidad tengo.
• Alineación con los objetivos de negocio para el máximo aprovechamiento de la herramienta.
• Dar visibilidad a otras áreas de la empresa para compartir información.

Dependiendo de estos factores, una solución se adaptará a tus necesidades más que otras. Es importante recalcar que una consultoría previa a la elección de la herramienta puede ser muy útil. Recurrir a los servicios de una compañía que te orienta y te ayuda en la implementación hará que la adopción de la plataforma tenga más garantías de éxito. 

Características de las mejores herramientas de gestión de proyectos

Estos son los principales criterios que hay que seguir para elegir una herramienta para tus proyectos útil:

Accesible

Asegúrate de que se puede acceder a la aplicación a través de diferentes dispositivos móviles y que está alojada en la nube. Confirma también la posibilidad de compartir los datos con el cliente para mantenerlo informado del status del proyecto en todo momento; lo mismo con tus compañeros de otros departamentos.

Colaborativa

Ha de permitir el acceso al equipo y a clientes, lo que agilizará muchos procesos y aumentará la participación del cliente en el proyecto. Funciones como compartir proyectos o tareas y disponer de un espacio de conversación en tiempo real fortalecen la colaboración del equipo de trabajo.

Usable

Es muy importante que la interfaz de la herramienta facilite la navegación entre diferentes proyectos, lo que requiere que estos estén a su vez bien estructurados. También hay que facilitar la descarga de documentos en diferentes formatos para asegurar su lectura en el mayor número de dispositivos posible. 

Organizada

El gestor de tareas debe permitir establecer tiempos, asignar recursos, recoger tiempos ejecutados y establecer dependencias entre tareas. Especialmente importante es estimar horas por proyectos y asignarlas eficazmente al equipo.  Cuanto más organizada y usable sea la interfaz, más tiempo ahorrará a todo el equipo a la hora de utilizar la herramienta. Una facilidad de la que disfruta no solo el manager, también todas las personas involucradas.

Visual

Es importante que la herramienta permita planificar y realizar un seguimiento de la ejecución de los proyectos de manera sencilla. También lo es que nos dé la oportunidad de diseñar dashboards personalizados según las necesidades de negocio. 

En tiempo real

Tu herramienta debe emitir reportes en real time que nos muestren la evolución del proyecto y nos permitan tomar decisiones, anticipándonos a cualquier problema que pueda surgir. La rapidez en la transmisión de información es directamente proporcional a la capacidad de resolver incidencias.

Abierta

Si la plataforma de gestión de proyectos dispone de una API, podremos conectar nuestros proyectos con otras herramientas (ERP, CRM,...). Compartir datos entre diferentes plataformas facilita, en gran medida, la gestión de proyectos en otras áreas como atención al cliente, operaciones o administración. Mulesoft, perteneciente al ecosistema Salesforce, es un ejemplo útil: un software de integración que nos permite conectar todos los sistemas entre sí para garantizar el intercambio y aprovechamiento de todos los datos. 

Segura

Por supuesto, la plataforma debe ser segura, cumplir con todos los requisitos de privacidad de los datos y que disponga de certificados de seguridad y confianza web (SSL, TLS…).

¿Cuáles son las herramientas de gestión de proyectos más recomendables?

Como decíamos más arriba, la mejor herramienta de gestión de proyectos es aquella que se adapta a las necesidades concretas de tu empresa y de tu equipo.

Salesforce

Dentro de Salesforce, tenemos la posibilidad de realizar una gestión de casos por proyectos. Es una función nativa de Salesforce para la que no necesitamos conectar ningún software externo. Con la gestión de casos podemos crear tareas y asignarlas a miembros del equipo, que reciben una alerta automática que les informa de las necesidades de su Manager. 

Los casos se clasifican en columnas según su estado: New, Distributed, On-going, Waiting, Closed… Los estados de cada proyecto se pueden customizar según el flujo de trabajo; Salesforce es muy personalizable en este aspecto y se adapta al negocio y modelo de gestión. De cara al administrador del proyecto, con la gestión de casos tienes a tu alcance información sobre las horas usadas en cada tarea que, por ejemplo, puedes convertir en dashboards que compartir con el cliente para justificar el tiempo invertido. 

Los datos que se recopilan en la gestión de casos sirven para crear informes y reporting sobre el estado del proyecto, el porcentaje de tiempo dedicado a cada campaña y un largo etcétera. Es una herramienta muy útil para los Project Managers en su seguimiento a tiempo real.

Asana

Otra de las herramientas de gestión de proyectos más populares es Asana. Una herramienta de organización del trabajo para todo tipo de empresas, desde los proyectos más pequeños hasta aquellos a gran escala. Establecer prioridades, recordar los deadlines o automatizar el trabajo rutinario son algunas de sus aplicaciones. Destaca por su diseño y las opciones de visualización de proyectos que te ofrece, muy atractivas y sencillas de entender. 

Jira

Jira es otro de los softwares más conocidos del mercado. A través de sus workflows nos ayuda a definir procesos y hacer un seguimiento eficiente de las tareas que asignamos. Se adecúa perfectamente a las áreas de marketing, recursos humanos, legal y finanzas; activar las notificaciones nos permite comunicarnos con el resto del equipo y mandar avisos ante acciones urgentes.  

En WAM Global somos expertos en Salesforce y aportamos el expertise de Leadclic como Gold Partner de la plataforma. Vamos más allá de la implementación: ofrecemos inteligencia de negocio, análisis y soporte para sacar el máximo partido a todas las aplicaciones de Salesforce, incluida la gestión de proyectos. Usamos la metodología Agile para dar la mejor cobertura a las necesidades del cliente con la máxima rapidez. Cuenta con nosotros y optimiza la gestión de tus proyectos; vas a notar la diferencia.