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Marketing 360º
Aug 27, 2020
Kristen Baird
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Workflows: Pasos y mejores herramientas para crearlos

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Tráfico, Conversión, Cierres, el Valor de Cliente. Estas son las 4 KPIs - por defecto - en las que se orienta cualquier campaña de Inbound Marketing. Para estudiar, analizar y comprender este proceso hay que hablar de dos acciones fundamentales: Captar y Convertir. ¿Cómo podemos lograr la unión de estos dos aspectos? Los workflows son la respuesta.

Los workflows son cada vez más importantes para las estrategias de marketing digital. Por ello, comprender bien qué son, cómo funcionan y qué herramientas son las mejores según tus necesidades específicas marcará el éxito o fracaso de la puesta en marcha. Te enseño a comprender el funcionamiento de un workflow en una estrategia de Inbound Marketing.

Qué es un workflow

La obtención de resultados tangibles es la base de toda estrategia de Inbound Marketing y para ello, necesitamos automatizar y medir el impacto de todas las acciones que se lleven a cabo mediante workflows.

Los workflows (cadena de acciones de trabajo) empiezan a funcionar cuando un usuario ejecuta una primera interacción, ya sea desde un clic a una home determinada, el relleno de un formulario, la lectura de un post o la descarga de cualquier ebook.

Ejemplo de workflow en Inbound Marketing 

Después de ese “primer encuentro” se lleva a cabo la puesta en marcha de los workflows, es decir, una lista de acciones (envíos de correos electrónicos, por ejemplo) que han sido automatizadas con anterioridad. Dichas acciones nacen con un objetivo: conseguir que cada lead recorra el funnel de ventas hasta convertirlo finalmente en cliente.

Asimismo, los principales beneficios de los workflows son: 

  • Conseguir generar una base de datos cualificada y óptima.

  • Conocer, analizar y educar a dicha base de datos mediante estrategias de lead nurturing (y guiar a los leads a través del funnel de ventas).

  • Automatizar diferentes acciones, mejorando la productividad y permitiendo al equipo centrarse en otras tareas. 

 

Cómo crear un workflow en Inbound Marketing:

1. Define tu Buyer Persona y tus objetivos.

¿A quién vas a dirigirte?, ¿qué quieres conseguir?, ¿quiénes serán tus clientes potenciales? Para resolver estas preguntas debes tener claro los objetivos que quieres alcanzar además de ofrecer contenido familiarizado con las características de tu público objetivo. Te lo cuento en el siguiente punto


2. Tu contenido será tu mejor escaparate (de atracción y captación).

Como dijo en su día el gran Pablo Picasso 'La inspiración existe, pero te encontrará trabajando.' No por mucha cantidad de contenido que ofrezcas va ser todo leído (o bien recibido). Sé conciso, ofrece historias con sentido y que aporten valor (añadido).



3. Elige las (mejores) herramientas para workflows.

Existen diversas herramientas o programas que te facilitarán la puesta en marcha de los flujos de trabajo en tu negocio. Aquí tienes una selección de las mejores:

- Marketing Cloud: es una de las nubes de Salesforce orientada al B2C (Business to consumer). Su principal ventaja es que permite crear experiencias personalizadas según la necesidad específica de cada usuario a través del customer journey y dentro de la plataforma se encuentran diferentes sub herramientas como: Journey Builder, Email Studio, Advertising Studio, Mobile Studio, Social Studio y Audience Studio. Todas ellas diseñadas para ofrecer una mejor experiencia del usuario en cada canal.

 

- Pardot: esta solución de Salesforce es una herramienta para la automatización y gestión de leads, en este caso orientado a negocios B2B (Business to business). El punto fuerte de Pardot es que te permite conocer de forma rápida y visual en qué etapa del funnel está cada uno de los clientes potenciales y qué acciones y next steps se están llevando a cabo para nutrir ese leads hasta convertirlo en cliente. 

Uno de sus principales beneficios es que te permite crear automatizaciones inteligentes.

 

- Hubspot: una de las herramientas más conocidas en marketing digital. El software de esta herramienta facilita la detección de oportunidades de venta además de contar con mecanismos automatizados y personalizados (dependiendo del comportamiento de cada lead en el funnel de ventas). Asimismo, te permite acceder a información potencial sobre aquello que necesitan o buscan los clientes.

Hubspot: qué son y cómo crear workflows
Fuente: Hubspot

- Act-on. Esta última herramienta es competencia directa de Hubspot. Está preparada para ofrecer servicios como la integración de plataformas CRM como Salesforce, automatizar y personalizar envíos de emails según el comportamiento de cada lead, entre otras. 

 Act-on workflows

 Fuente: Act-on 

 

4. Crear acciones para obtener resultados. 

Una vez creado el workflow y escogida la forma en la cual van a entrar los contactos, es momento de proponer y crear acciones. Las más usuales son:

  • Retrasar. Se usa para indicar y añadir intervalos de tiempo entre las acciones. Por ejemplo, dejar unos días o semanas entre el envío de un email y el siguiente.

  • Enviar un email. Esta acción se centra en la programación del envío del email a la lista de contactos. Ejemplo: si un usuario se ha descargado un archivo de la primera fase del funnel, pasado un periodo de tiempo, estará preparado para recibir información más enfocada a un contenido comercial.

  • Enviar emails internos. Esta acción determina cuándo un lead ha llegado a una concreta fase del workflow en real time. Por ejemplo, ayuda a notificar al responsable de ventas para que esté al tanto. 

  • Añadir/ eliminar de una lista. Esta otra acción facilita la opción de añadir o borrar contactos en listas estratégicas. Tener las bases de datos bien optimizadas y definidas es una tarea que es conveniente que siempre esté al día y esta función nos puede ayudar mucho a que siempre estén preparadas. 

 

5. Análisis de los resultados de los flujos de trabajo

Realiza un análisis exhaustivo de las acciones y estrategias que has realizado con el workflow. Es fundamental medir y comprobar si están funcionando para cada etapa del funnel y rediseñar la estrategia y flujo de trabajo en caso de que no lo estén haciendo. 

Plantéate las siguientes cuestiones antes de analizar los resultados. ¿Estás satisfaciendo las necesidades de cada lead/cliente?, ¿cumples con los objetivos de la estrategia?, ¿suscitan interés entre tus clientes (por ejemplo, la tasa de apertura en las acciones de email marketing)?

 

Tres beneficios de utilizar workflows

Para gestionar una cartera de clientes potenciales necesitas la ayuda de workflows. Aquí tres razones.

1. Convierte simples usuarios en clientes potenciales. Los workflows permiten realizar una segmentación de las bases de datos, agrupándolos según sus características y comportamientos gracias también a la información proporcionada en el email de contacto y los formularios. Por ello, tener bien definidos sus campos de los formularios de contacto es fundamental para definir la información que la empresa necesita para nutrir ese lead. 

Atrás quedaron aquellos días en los que enviabas a todos tus contactos el mismo correo electrónico con la esperanza de que fuese abierto con tan solo un clic. Es momento de utilizar esta herramienta para enviar a tus clientes potenciales los que verdaderamente es de su interés y convertirlos en futuras y posibles ventas. Definir bien tu estrategia de contenido te ayudará en esta labor. 

 

2. Personaliza el contenido y programalo en tus workflows. Si cuentas con un gran número de clientes potenciales que están cerca de finalizar el proceso del funnel de ventas, tal vez, puedes mandarles un email tres veces por semana en vez de sólo uno. 

Tienes el control y la capacidad de elegir la frecuencia del envío y tipo de contenido a cada segmentación de clientes, ya sea entre semana, fines de semana, etc.

Cuanto más personalizada y segmentada esté tu estrategia de Inbound Marketing, tendrás más posibilidad de acertar con el mensaje de acuerdo a las necesidades específicas de tu cliente potencial. 

 

3. La utilización de workflows permite ahorrar tiempo. La automatización permite al equipo centrar sus esfuerzos en otras tareas una vez se haya diseñado el flujo de trabajo. Esto agiliza el proceso de captación y nutrición de los clientes, haciéndolo más cómodo y menos tedioso. 

Además, ayuda a tener muy bien definidas las funciones y tareas de cada miembro y mejor la alineación entre marketing y ventas, al tener claro el proceso y necesidades específicas de cada etapa del proceso de ventas para los leads. 

Hasta aquí te he contado cómo crear un workflow en una campaña de Inbound Marketing, haz uso de los consejos y herramientas que te he proporcionado y empieza a captar simples leads para convertirlos en clientes potenciales. You can do it!

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