Come creare una balanced scorecard con Excel

Avere uno strumento che misuri i nostri risultati, senza avere un obiettivo all'orizzonte, può portare ad uno stato di incertezza sui progressi dell'azienda. Per evitare questa situazione, nel 1992 gli economisti americani Robert Kaplan e David Norton svilupparono la prima Balanced Scorecard (BSC). 

La BSC è uno strumento di gestione aziendale che misura le attività di una società sulla base della visione e della strategia a lungo termine. In questo modo, grazie agli indicatori della balanced scorecard, i manager aziendali hanno una visione globale della strategia e dell'evoluzione dell'azienda.

Pertanto, una BSC è uno strumento di scorecard indispensabile per la gestione strategica del vostro business. È in grado di misurare l'evoluzione di tutte le attività di un'azienda che opera in campo digital, nonché di controllare l'evoluzione dei risultati degli obiettivi prefissati attraverso dei KPI.

Per ottenere tutti questi risultati, sarà necessario sapere come realizzare una balanced scorecard in Excel. Attraverso questo tipo di modelli possiamo visualizzare i risultati e i KPI dei diversi dipartimenti che compongono l'azienda, tra cui marketing, sales, risorse umane e IT.

Creare una balanced scorecard in Excel: 7 punti chiave

Prima di iniziare la costruzione di una BSC, è necessario raccogliere tutte le informazioni a livello strategico, che serviranno come input per la costruzione della balanced scorecard in Excel. Per iniziare a sarà molto utile anche preparare una checklist delle fonti di informazione strategica. Ecco i 7 punti guida per creare  la nostra BSC in Excel vi sono:

1. Dashboard

La Dashboard mostra in modo generale  la visione strategica con quattro assi o prospettive:

• Rapporto con il cliente. Questa prospettiva identifica e valuta l'opinione e le esigenze del cliente, come la soddisfazione, il tasso di rendimento o la redditività. L'obiettivo è quello di offrire una gamma più ampia di prodotti e servizi in linea con le preferenze del cliente.

• Finanziario. Questa prospettiva è controllata dai livelli più alti, in quanto è legata ai dati aziendali (profitti, rischio, crescita delle vendite, margine lordo/netto) e risponde alle esigenze dell'azionista.

• Processi interni. Identifica gli obiettivi strategici e le metriche dell'organizzazione e della produzione. Determina le sue proposte di valore e i suoi vantaggi competitivi per allineare le attività e i processi chiave che generano qualità.

• Apprendimento e crescita. Si riferisce alla capacità di crescita e di adattamento che un'organizzazione può generare attraverso lo sviluppo delle risorse umane.

2. Obiettivi strategici

Per quanto riguarda come fare una BSC in Excel, si deve partire definendo gli obiettivi strategici.

Gli obiettivi più comuni che analizziamo in una balanced scorecard in Excel sono i seguenti, secondo gli assi: 

• Rapporto con il cliente: il numero totale di clienti (già presenti e nuovi), che vengono misurati attraverso indicatori quali la quota di mercato e la percentuale di introiti  dei nuovi clienti; la soddisfazione della clientela attraverso survey, percentuali di richieste o reclami, tempi di risposta, ecc.; la fidelizzazione della clientela attraverso indicatori quali l'indice di frequenza degli acquisti o il tempo medio di fidelizzazione degli utenti e, infine, la riduzione dei tempi di consegna misurabili attraverso il tempo investito in esso.

• Finanziario: la creazione di valore attraverso indicatori, la sostenibilità di questo valore nel futuro, i tassi di crescita a livello individuale insieme a quelli del settore a livello globale, il fatturato, la redditività misurata con indicatori, i costi, la struttura finanziaria e, infine, la liquidità.

• Processi interni: riduzione dei costi di produzione, costi di produzione individuali, miglioramento dei processi e del loro numero totale, loro rendimento, numero di lacune e tempi totali del  ciclo, per citarne alcuni.

• Apprendimento e crescita: talento, capacità, know-how e competenze, che si misurano attraverso indicatori di selezione e formazione del personale; capitale delle informazioni: creazione di valore, costruzione di strategie, obiettivi di tempo e costi di questo processo; capitale organizzativo: leadership, cultura e lavoro di squadra.

3. Azioni e osservazioni 

In questa sezione elenchiamo, come checklist, tutte le azioni da intraprendere per raggiungere ogni obiettivo. Per ogni azione dobbiamo assegnare tutte le risorse coinvolte e la ripartizione dei compiti di ogni azione; in questo modo si completa una balanced scorecard in Excel.  

All'interno delle diverse azioni dobbiamo tenere conto dei fattori che influenzano direttamente la loro realizzazione. Può accadere che per realizzare un'azione specifica si debba investire un importo economico o che sia necessario per realizzare con successo un'azione precedente.

4. Metriche

Questa scheda sarà la base per tutti i dati estratti dai diversi strumenti di analisi (Analytics, ERP, CRM). Mostrerà l'evoluzione del nostro business in modo quantitativo, confrontando gli obiettivi prefissati con i risultati ottenuti. In questa sezione avremo i diversi KPI e i grafici che ci permetteranno di sapere in ogni momento se ci stiamo discostando o meno dai nostri obiettivi.

5. Target o pubblico a cui ci rivolgiamo

Qualunque sia il vostro tipo di BSC, dovrete stabilire il target specifico per ogni azione che pianificate. Conoscendo il pubblico, è necessario impostare le azioni in modo appropriato, tenendo conto di una serie di caratteristiche come il sesso, l'età, la posizione geografica, i gusti e le preferenze, i bisogni e i problemi.

6. Timeline

Source: Fiverr

Il programma sulla nostra balanced scorecard rappresenta le nostre azioni nel tempo. In questo modo possiamo identificare rapidamente le azioni dipendenti o le milestone da raggiungere per centrare gli obiettivi generali.

Il programma, oltre ad individuare i tempi di esecuzione delle attività, individua anche le risorse coinvolte in ciascuna di esse.

7. Responsabilità

Ad ogni azione deve essere assegnata una persona responsabile che si occuperà della guida e del raggiungimento degli obiettivi prefissati. Di solito sono le persone responsabili di ogni reparto, persone specializzate con un alto grado di impegno e di orientamento ai risultati.

In conclusione, questi sette punti serviranno da guida se vi state chiedendo come realizzare una balanced scorecard passo dopo passo. L'obiettivo è quello di tenere traccia dell'andamento delle attività della vostra azienda, di rilevare eventuali irregolarità negli obiettivi e nelle strategie della vostra BSC e di essere in grado di correggerle per tempo.