Best practices para gestionar tus proyectos con éxito

¿Sabías que las organizaciones de alto rendimiento completan el 80% de los proyectos en tiempo y forma conforme a los objetivos y presupuesto establecidos según el Project Management Institute? Comienza a emplear técnicas de gestión de proyectos que ayuden a tu empresa a lograr el éxito.

La conferencia de marketing digital de referencia en Europa vuelve los días 25 y 26 de abril de 2018 en Madrid con grandes ideas, técnicas y consejos para hacer que tu empresa crezca. 2 días de sesiones avanzadas en el marketing digital del presente y del futuro. Sube a la nave #theInbounder

La gestión de proyectos es un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos del proyecto de principio a fin. Según el Project Management Institute (PMI), el secreto de la eficacia de las organizaciones de alto rendimiento radica en el desarrollo de estrategias, técnicas y equipos construidos a partir de prácticas sólidas de gestión de proyectos. Los procesos se guían por cinco etapas:

  1. Iniciación

  2. Planificación

  3. Ejecución

  4. Control

  5. Cierre

 

La gestión de proyectos es clave para el éxito de un negocio. Según el Informe Pulso de la Profesión: Capturando el valor de la gestión de proyectos:

  • Solo el 56% de las iniciativas estratégicas cumplen con sus objetivos y propósitos comerciales originales.

  • El 89% de los proyectos se terminan satisfactoriamente, en comparación con solo 36% de ellos en las de bajo desempeño.

  • Las organizaciones de alto desempeño desperdician casi 12 veces menos que las de bajo desempeño

 

En conclusión, la falta de actividad organizativa disminuye considerablemente el éxito de los proyectos y las iniciativas estratégicas.

 

Entre los principios de gestión de proyectos más destacados, Universia destaca:

  • Comprender el valor real de la gestión de proyectos

  • Involucrar activamente a patrocinadores ejecutivos

  • Alinear sus proyectos a una estrategia

  • Desarrollar y mantener los talentos dedicados a la gestión de proyectos

  • Utilizar prácticas estandarizadas de gestión de proyectos en toda la organización.

 

Best practices para gestionar tus proyectos con éxito

1.- Definir el alcance

El primer paso es definir los objetivos que perseguimos con el proyecto, un paso imprescindible para lograr una planificación eficiente y real. Plantéate: ¿qué quiero conseguir: organizar un evento para 1000 personas, expandir la empresa a nivel internacional, mejorar tu reputación digital?

Es el alcance el que define los límites del proyecto y a partir del cual debes establecer qué tareas se encuentran dentro o fuera del mismo y la cantidad de trabajo a realizar.

Es imprescindible que estos objetivos se definan junto al cliente, por lo que pasa a ser parte activa del proyecto y no un mero espectador.

 

2.- Definición de tareas

En el ámbito del Project Management esta práctica es conocida como Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT) o  Work Breakdown Structure (WBS): se trata del desglose de todas los trabajos que forman el proyecto en entregables más pequeños, representándolos en forma de árbol, en cuyo nivel superior –nivel 0- aparece el nombre del proyecto, mientras que el nivel 1 contiene los entregables más importantes, el nivel 2 los sub-entregables de dichos entregables, y así sucesivamente.

 

Widget Mngmnt. System.jpg

 

(Imagen: We Are Marketing)

 

Se trata de una herramienta fundamental en la gestión de proyectos y su propósito es organizar de forma estructurada el alcance total aprobado de cada proyecto. Su estructura jerarquizada permite identificar de forma fácil e intuitiva cada ‘paquete de trabajo’. Paquetes que deben estar documentados al detalle para que cada persona implicada en la tarea pueda ejecutarla de forma correcta y eficiente.

La definición de tareas debe estar revisada por el project manager, directivo o cualquier otra persona encargada del mismo y el EDT o WBS sirve como base para la planificación del proyecto.

 

3.- Reparto de tareas y valoración de las mismas

Es momento de que el project manager del mismo establezca qué personas se van a encargar de cada tarea del Work Breakdown Structure y con qué recursos cuentan para hacerlo. Se trata de establecer metas realistas que se ajusten a las competencias del equipo.

 

4.- Timing

El timing o calendario de un proyecto es necesario para planificar su desarrollo. A cada proceso deben añadirse fecha de inicio y finalización además del personal responsable. Establece tiempos en los que las tareas deben estar cerradas teniendo en cuenta la opinión del equipo de proyecto, ya que son ellos mismos los especialistas que sabrán determinar mejor el tiempo que necesitan dedicar a cada tarea.

Ten en cuenta posibles factores que alteren esta programación, fechas críticas que puedan producirse durante el desarrollo del proyecto y anótalas en tu planificación (timing flexible). Una vez determinado el timing del proyecto es aconsejable que sea revisado por el cliente para que sepa en real time en qué momento se encuentra el desarrollo del proyecto.

 

wrike_workload_view.jpg

 

(Imagen: Wrike)

 

El objetivo de un timing es establecer la comunicación entre cliente y equipo de trabajo, por lo que resulta imprescindible entablar una relación cercana, que el cliente conozca a los expertos profesionales que van a desarrollar su proyecto, etc. Además un timing es necesario para:

  • Ser conscientes del proceso de desarrollo del proyecto

  • Conocer los plazos de producción y entrega

  • Saber cuál es la consecución de cada uno de los procesos a realizar.

 

5.- Costes

Es necesario controlar los costes del proyecto, que incluyen tanto la propia producción del proyecto (costes internos) como los costes externos, con el objetivo de completar el proyecto dentro del presupuesto asignado.

El seguimiento se debe hacer diariamente y cons reportes semanales para evitar desfases y poder tomar decisiones y actuar antes de que los costes superen a los ingresos.

 

6.- Seguimiento y retrospectiva

Es momento de realizar un análisis de proyecto, un reporte interno que nos permita comprobar el estado del mismo, monitorizarlo y comparar el progreso actual con el predefinido, tanto en cumplimiento (o no) de plazos como en costes, alcance, etc.

Si es necesario, el director o gerente puede realizar cambios que ayuden a mejorar la eficiencia del proyecto, tanto en el presente como en el futuro. Gestionar los cambios eficientemente puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso o un fracaso.

 

La importancia de la gestión del riesgo

Cada proyecto puede presentar riesgos diferentes que deben ser identificados lo antes posible para evitar que se conviertan en obstáculos reales a la hora de desarrollarlo.

 

Captura de pantalla 2016-03-30 a las 13.50.28.png

 

(Imagen: Informe Pulso de la Profesión: Capturando el valor de la gestión de proyectos)

 

Desde Knowledge Train establecen medidas con las que calcular este risk management:

  • Probabilidades de que ocurran:

  • 1 = no probable

  • 2 = posible

  • 3 = muy probable

 

  • Impacto en el proyecto:

    • 1= bajo

    • 2= medio

    • 3= alto

 

Multiplicar ambos números nos permite conocer el porcentaje de factor de riesgo: un factor de riesgo alto indica una situación problemática en cuanto al cumplimiento del desarrollo del proyecto. Revisar constantemente los riesgos te permitirá evitar un posible fracaso.

 

Si conseguimos construir una cultura alrededor de la mentalidad de gestión de proyectos, las organizaciones podrán disponer de una ventaja competitiva razonable (Business Wire).

 

Para facilitar el éxito del proyecto existen herramientas colaborativas y no-colaborativas que nos pueden ayudar en la optimización de gestión de proyectos, un tema que trataremos en un próximo post.

¿Aún no te has suscrito a nuestra Newsletter?

¡Tenemos un montón de cosas que contarte! Actualidad, entrevistas, artículos de interés, herramientas imprescindibles, curiosidades… Todo, cada dos semanas en tu buzón.

jalujan
jalujan
04/04/2016

¿Te interesa nuestra newsletter?

NO

OMG

¿Aún no te has suscrito a nuestra Newsletter?

¡Tenemos un montón de cosas que contarte! Actualidad, entrevistas, artículos de interés, herramientas imprescindibles, curiosidades… Todo, cada dos semanas en tu buzón.