Le 4 app per ottimizzare la gestione aziendale

L’organizzazione del lavoro e l’ottimizzazione delle tempistiche rappresentano, ora più che mai, requisiti indispensabili per una perfetta gestione aziendale. Oggi, la tecnologia è in grado di aiutare le imprese a raggiungere questi obiettivi. Esistono infatti software in grado di:

• semplificare la collaborazione del team grazie alla condivisione istantanea e protetta di contenuti;

• semplificare la condivisione del progetto con il cliente;

• creare task personalizzati e monitorare in modo estremamente semplice il loro stato di lavorazione.

Ecco quattro app che vengono utilizzate con grande successo dalle aziende e che permettono di semplificare e ottimizzare il flusso di lavoro.

1. Trello 

Trello è un’app gratuita molto utilizzata nella gestione di progetti a cui sono chiamate a partecipare più persone. Si tratta di una tecnologia che semplifica ogni attività, da quelle personali a quelle professionali: in particolar modo, facilita le attività di gruppo. Ė un task manager molto efficiente e vi si può accedere anche tramite l’account Google.

Trello, che può essere utilizzato come applicazione web, app per Apple e Android e come app di Windows 8, permette di:

• pianificare la tua settimana;

• creare una board, una bacheca con post-it virtuale, su cui scrivere tutti i tuoi promemoria;

• creare un calendario che ti permetterà di organizzare al meglio il tuo lavoro;

• creare una checklist grazie alla quale potrai tenere sotto controllo il tuo piano di lavoro;

• allegare file per rendere più rapido e semplice lo scambio di informazioni con il tuo team;

• aggiungere etichette per ottenere una grafica chiara e organizzata;

• aggiungere membri con cui condividere la tua board inserendo l’indirizzo email;

• controllare lo svolgimento delle varie mansioni grazie alla sezione Activity.

Lavorare, condividere contenuti e interagire su un’unica piattaforma renderà il lavoro di gruppo molto più efficiente. Inoltre, grazie alla possibilità di condividere una board mantenendo però separate le note personali da quelle di gruppo, riuscirai a comunicare in modo rapido e trasparente anche con i clienti. Ogni persona all’interno del progetto potrà dare il suo contributo aggiungendo attività, facendo domande o fornendo istruzioni e/o informazioni.

2. Google Drive 

Google Drive è una tecnologia Cloud, pertanto ti garantisce l’accesso ovunque ci sia una connessione. Il concetto è simile a quello di Dropbox, con l’unica differenza che in Google Drive i tuoi file saranno realmente ospitati dal server di Google.

Google Drive, inoltre, è integrato a Google Docs. Questo permette di:

• creare documenti;

• editare documenti;

• caricare file multimediali;

• creare una cartella per ogni cliente con cui condividere il progetto a cui state lavorando.

Inoltre, a seguito dell’integrazione con Gmail e Google Apps, l’efficenza e le funzionalità dei servizi è stata notevolmente incrementata: ad esempio, è possibile allegare file di Google Drive alle email Gmail. Google Drive è ovviamente disponibile anche in versione mobile e rientra tra le app fondamentali per organizzare il tuo lavoro e risparmiare tempo.

3. Google Calendar 

Google Calendar è un tool gratuito a cui puoi accedere ovunque e in qualsiasi momento, anche quando sei offline. Con Google Calendar puoi:

• pianificare appuntamenti e/o attività;

• ricevere aggiornamenti per ogni modifica, attività inserita o risposta a un invito;

• condividere uno o più eventi con i tuoi contatti;

• creare un calendario diverso per ogni progetto, dividendo così le relative scadenze e attività da svolgere e mantenendo la sicurezza, la privacy e il controllo degli accessi;

• sovrapporre i calendari dei partecipanti a un progetto per verificare le relative disponibilità e fissare un meeting nel momento più opportuno;

• gestire inviti e risposte;

• operare in più settori grazie all’integrazione con Gmail e tutte le altre applicazioni Google

• sincronizzare il tuo calendario sui dispositivi di collaboratori e dipendenti.

Google Calendar incentiva la collaborazione aziendale e facilita di conseguenza il lavoro tra vari reparti, permettendo di risparmiare tempo ed energie.

4. Wrike 

Wrike è un project management tool che ti offre un luogo virtuale in cui collaborare, discutere e condividere con clienti e dipendenti file relativi a un progetto. Nello specifico, questa app ti dà la possibilità di creare task, misurare la durata di tempo necessaria per svolgere un’attività e monitorare ruoli e responsabilità. Ecco i vantaggi principali che Wrike è in grado di fornire alla tua azienda:

• il tuo team è sempre connesso grazie alla possibilità di sfruttare il cloud per condividere contenuti e creare un’area di lavoro accessibile in qualsiasi luogo;

• i partecipanti al progetto potranno accedere alle informazioni necessarie in qualsiasi momento, evitando in questo modo sprechi di tempo;

• l’utilizzo di Wrike è decisamente intuitivo e non richiede conoscenze e competenze particolari in ambito tecnologico:

• puoi contare su un alto livello di sicurezza. Wrike è un ottimo software di project management e, in quanto tale, offre eccellenti servizi di sicurezza, ad esempio il salvataggio automatico dei file in caso di virus;

• app integrate: grazie all’integrazione di app sarà possibile lavorare su più settori contemporaneamente e monitorare il loro svolgimento.

Queste tecnologie ti permetteranno di migliorare la tua pianificazione, programmando e organizzando le attività del tuo team in modo ottimale. WAM è un’agenzia di digital marketing che utilizza software specifici per gestire i progetti e garantire una perfetta comunicazione e trasparenza con i clienti. Inoltre, sappiamo consigliare i migliori tool di project management a tutte le aziende che desiderano ottimizzare il proprio lavoro. Contattaci per saperne di più.