Tool di project management: quali sono le caratteristiche principali?

Il Project Management si basa principalmente sull'applicazione di specifiche metodologie e strategie. Tuttavia, per garantire che gli obiettivi e le scadenze siano sempre rispettati, è essenziale prendere in considerazione  anche l’utilizzo di strumenti di project management che facilitino ulteriormente il processo.

A cosa serve gestire un progetto attraverso questi programmi? Questi tipi di software normalmente sono allocati nel cloud e consentono la creazione di ambienti di lavoro collaborativi per organizzare l'assegnazione dei compiti e poter controllare, in modo semplice, lo stato degli stessi.

L’utilizzo di strumenti di gestione e pianificazione è in crescita in molte aziende, visto che gli esperti spesso lamentano una mancanza di aiuti dal punto di vista tecnologico. Secondo un report di Wellingtone sul project management, solo il 23% degli intervistati utilizza un software di project management all’interno dell’organizzazione e il 25% afferma di non avere una tecnologia adeguata per lavorare in team con progetti non formali. La necessità di adottare nuove soluzioni con una metodologia agile è evidente.

Omogeneizzare, strutturare e distribuire il processo di lavoro interno grazie a un'efficace dashboard aziendale è uno degli obiettivi principali perseguiti da qualsiasi metodologia di project management. Lo scopo è far convergere tutti i progetti nella stessa direzione, per poter imparare dai propri errori e implementare miglioramenti per aumentare i casi di successo. Si tratta essenzialmente di essere più efficienti nell'ottimizzazione del lavoro e delle risorse.

Quali sono i vantaggi di utilizzare uno strumento di project management?

I vantaggi di utilizzare una metodologia per gestire progetti diversi sono:

• Organizzare meglio i tempi del progetto.

• Migliorare le abilità del team.

• Avere informazioni puntuali per una corretta stima di tempi e costi.

• Gestire il progetto da qualsiasi dispositivo mobile.

• Supporto nel gestire e minimizzare i rischi del progetto.

• Poter valutare la partecipazione di ciascun membro del team al progetto.

• Migliorare la redditività.

• Potenziare la comunicazione tra i membri del team.

• Archiviare documenti e condividerli online.

• Migliorare la produttività.

• Poter monitorare in tempo reale il livello di esecuzione di un'attività.

Ma...

Qual è lo strumento di project management più adatto alla mia azienda?

È molto difficile per uno strumento di project management adattarsi a tutte le nostre esigenze; tuttavia, il mercato digitale offre un'ampia varietà di piattaforme con molteplici funzionalità. La difficoltà sta nel selezionare quella più adatta alla nostra attività. Alcuni fattori da considerare quando si sceglie uno strumento di questo tipo sono:

• Numero di progetti da gestire.

• Numero di persone che saranno coinvolte nei progetti.

• Quali necessità di accessibilità mi servono.

• Allineamento con gli obiettivi di  business per sfruttare al meglio la soluzione di project management.

• Dare visibilità alle altre aree dell’azienda per poter condividere tutte le informazioni.

A seconda di questi fattori, una soluzione si adatterà alle tue esigenze maggiormente rispetto a un’altra. È importante sottolineare che affidarsi ad una agenzia di consulenza prima di scegliere il singolo strumento può essere molto utile. Essere guidato e consigliato sia nell’implementazione che nella vera adozione è importante anche perché ciò permetterà sicuramente il raggiungimento degli obiettivi con più facilità.

Caratteristiche fondamentali di uno strumento di project management

Prima di effettuare la tua scelta, considera che un valido strumento di project management deve essere:

Accessibile

Assicurati che sia possibile accedere allo strumento tramite diversi dispositivi mobili e che tale strumento sia allocato nel cloud. Conferma anche la possibilità di condividere i dati con i clienti per mantenerli informati dello status dei progetti in ogni momento; vale lo stesso per i tuoi compagni di altre aree e dipartimenti dell’azienda.

Collaborativo

Deve consentire l'accesso al team e ai clienti, accelerando i processi e aumentando la partecipazione dei clienti nel progetto. Funzioni come la condivisione di progetti o compiti e l’aver a disposizione uno spazio di conversazione in tempo reale, rafforzano la collaborazione del team di lavoro.

Usability

È molto importante che l'interfaccia dello strumento faciliti la navigazione tra i diversi progetti, il che richiede che questi siano a loro volta ben strutturati. Deve anche consentire il download di documenti in diversi formati per assicurare la lettura al maggior numero di dispositivi possibile.

Organizzato

Il task manager deve consentire di stimare i tempi, allocare le risorse e stabilire dipendenze tra i compiti. È estremamente importante stimare le ore per progetto e assegnarle efficacemente all’interno del team. Più organizzata sarà l’interfaccia, più tempo si risparmierà al momento di usare lo strumento. Una semplicità che risulta comoda non solo al manager, ma anche a ogni altra persona coinvolta.

Visivo

È importante che lo strumento consenta di pianificare e tenere traccia in maniera semplice dell'esecuzione dei progetti. Ovviamente, ci deve anche consentire di disegnare dashboard personalizzate secondo le necessità del business.

In tempo reale

È necessario inviare report in tempo reale che mostrino l'evoluzione del progetto e ci consentano di prendere decisioni anticipando qualsiasi problema che possa sorgere. La rapidità nella trasmissione delle informazioni è direttamente proporzionale alla capacità di risolvere ogni problematica.

Aperto

Se la piattaforma di gestione dei progetti ha un'API potremo collegare i nostri progetti con altri strumenti (ERP, CRM...). La condivisione dei dati tra piattaforme diverse facilita notevolmente il project management in altre aree come il customer service, le operazioni e l'amministrazione. 

Mulesoft, programma che appartiene alla suite Salesforce, è un esempio molto utile; un software di integrazione che permette di connettere tutti i sistemi tra di loro per garantire un interscambio di dati.

Sicuro

Naturalmente deve essere uno strumento sicuro, conforme a tutti i requisiti sulla privacy dei dati e deve disporre di certificati di sicurezza e affidabilità web (SSL, TLS, ...).

Qual è lo strumento migliore per il project management?

Come abbiamo detto, il miglior strumento di project management è quello che si adatta alle esigenze specifiche della tua azienda e del tuo team.

Salesforce

All’interno di Salesforce, vi è la possibilità di realizzare una gestione di casi per progetti. È una funzionalità nativa di Salesforce per la quale non necessitiamo collegare nessun software esterno. Con la gestione dei casi si possono creare task e assegnarle a singoli membri del team, che ricevono una notifica automatica che li informa in tempo reale.

I casi si classificano in colonne in base allo stato: New, Distributed, On-going, Waiting, Closed… Gli stati di ogni progetto si possono customizzare in base ai workflow: Salesforce è una soluzione personalizzabile e si adatta ad ogni tipologia di business e modello di gestione. Per il project manager, con il gestore dei casi si hanno a portata di mano le informazioni sulle ore spese per ogni task che, per esempio, si possono convertire in dashboard da condividere con il cliente per giustificare il tempo impiegato. 

I dati che vengono raccolti nella gestione dei casi servono per creare report sullo stato del progetto, evidenziando ad esempio la percentuale di tempo dedicata ad ogni campagna. È uno strumento utile per i Project Manager per la gestione del progetto in tempo reale.

Asana

Un altro popolare strumento di gestione dei progetti è Asana. Uno strumento di organizzazione del lavoro per tutti i tipi di aziende, dai progetti più piccoli a quelli su larga scala. Impostare le priorità, ricordare le scadenze o automatizzare il lavoro di routine sono alcune delle sue applicazioni. Si distingue per il suo design e le opzioni di visualizzazione del progetto che offre, molto attraenti e facili da capire. 

Jira

Jira è un altro dei software più noti sul mercato. Attraverso i suoi workflow, ci aiuta a definire i processi e a monitorare in modo efficiente i compiti che assegniamo. Si adatta perfettamente alle aree di marketing, risorse umane, legale e finance; attivare le notifiche ci permette di comunicare con il resto del team e inviare avvisi per azioni urgenti.  

In WAM Global siamo esperti di Salesforce e vantiamo l'esperienza di Leadclic come Golden Partner della piattaforma. Andiamo oltre l'implementazione dello strumento: offriamo business intelligence, analisi e support per ottenere il massimo da tutte le applicazioni Salesforce, compresa la gestione dei progetti. Usiamo la metodologia Agile per fornire la migliore copertura delle esigenze del cliente nel più breve tempo possibile.