Strumenti di Project Management: quali caratteristiche devono avere?

Il Project Management si basa principalmente sull'applicazione di specifiche metodologie e strategie. Tuttavia, per garantire che gli obiettivi e le scadenze siano sempre rispettati, è essenziale considerare anche strumenti di project management che facilitino ulteriormente il processo.

Questi tipi di software normalmente sono allocati nel cloud e consentono la creazione di ambienti di lavoro collaborativi per organizzare l'assegnazione dei compiti e poter controllare, in modo semplice, lo stato degli stessi.

Secondo il Project Management Institute (PMI), lo sviluppo di strategie e l'utilizzo di tecniche applicate al project management fa sì che l'80% degli obiettivi concordati siano raggiunti nei tempi e nel budget stabiliti.

Omogeneizzare, strutturare e distribuire il processo di lavoro interno grazie a un'efficace dashboard aziendale è uno degli obiettivi principali perseguiti da qualsiasi metodologia di project management. Lo scopo è far convergere tutti i progetti nella stessa direzione, per poter imparare dai propri errori e implementare miglioramenti per aumentare i casi di successo. Si tratta essenzialmente di essere più efficienti nell'ottimizzazione del lavoro e delle risorse.

Quali sono i vantaggi di utilizzare uno strumento di project management?

NAE elenca questi vantaggi:

• organizzare i tempi del progetto;
• fornire informazioni per una corretta stima di tempi e costi;
• aiutare nel gestire e minimizzare i rischi del progetto;
• migliorare la redditività;
• sviluppare le abilità del team;

A questi potremmo aggiungerne altri:

• gestire il progetto da qualsiasi dispositivo mobile;
• potenziare la comunicazione tra i membri del team;
• archiviare documenti e condividerli online;
• migliorare la produttività;
• valutare la partecipazione di ciascun membro del team al progetto;
• conoscere a prima vista e in tempo reale il livello di esecuzione di un'attività.

Ma...

Qual è lo strumento di project management più adatto alla mia azienda?

È molto difficile per uno strumento di project management adattarsi a tutte le nostre esigenze; tuttavia, il mercato digitale offre un'ampia varietà di piattaforme che presentano numerose funzionalità. La difficoltà sta nel selezionare quella più adatta alla nostra attività. Alcuni fattori da considerare quando si seleziona uno strumento di questo tipo sono:

• numero di progetti da gestire;
• numero di persone che saranno coinvolte nei progetti;
• quali necessità di accessibilità mi servono.

A seconda di questi fattori, una soluzione si adatterà alle tue esigenze maggiormente rispetto a un’altra.

Caratteristiche fondamentali in uno strumento di project management

Prima di effettuare la tua scelta, considera che un valido strumento di project management deve essere:

1. Accessibile

Assicurati che sia possibile accedere allo strumento tramite diversi dispositivi mobili e che tale strumento sia allocato nel cloud.

2. Collaborativo

Deve consentire l'accesso al team e ai clienti, accelerando i processi e aumentando la partecipazione dei clienti nel progetto. Funzioni come la condivisione di progetti o compiti e l’aver a disposizione uno spazio di conversazione in tempo reale, rafforzano la collaborazione del team di lavoro.

3. Utilizzabile

È molto importante che l'interfaccia dello strumento faciliti la navigazione tra i diversi progetti, il che richiede che questi siano a loro volta ben strutturati.

4. Organizzato

Il task manager deve consentire di stimare i tempi, allocare le risorse e stabilire dipendenze tra i compiti.

5. Visivo

È importante che lo strumento consenta di pianificare e tenere traccia in maniera semplice dell'esecuzione dei progetti. In questo aspetto, i metodi più utilizzati sono Kanban, Scrum e Gantt.

6. In tempo reale

È necessario inviare report in tempo reale che mostrino l'evoluzione del progetto e ci consentano di prendere decisioni anticipando qualsiasi problema che possa sorgere.

7. Aperto

Se la piattaforma di gestione dei progetti ha un'API potremo collegare i nostri progetti con altri strumenti (ERP, CRM, ...). La condivisione dei dati tra piattaforme diverse facilita notevolmente il project management in altre aree come il customer service, le operazioni e l'amministrazione.

8. Sicuro

Naturalmente deve essere uno strumento sicuro, conforme a tutti i requisiti sulla privacy dei dati e deve disporre di certificati di sicurezza e affidabilità web (SSL, TLS, ...).

Qual è lo strumento migliore per il project management?

Come abbiamo detto poco sopra, il miglior strumento di project management è quello che si adatta alle esigenze specifiche della tua azienda e del tuo team.

In WAM, ad esempio, utilizziamo TaskRay, software di gestione dei progetti integrato a Salesforce. Al suo interno creiamo un progetto per ogni cliente e organizziamo le attività in base al loro stato: Backlog, Planning, WIP, To Approve, Completed. Ognuno di questi step è assegnato a un responsabile e ha determinate scadenze. Questo ci consente di organizzare il lavoro in modo ordinato e controllato.

Usiamo Taskray anche per scambiare documenti o idee, in modo da far convergere le comunicazioni su questo canale riducendo il volume di email o meeting.

Inoltre, tramite TaskRay, teniamo traccia del tempo impiegato in ciascuna attività, il che ci consente di monitorare le spese e stimare, per il futuro, in modo più realistico il tempo necessario per portare a termine un determinato progetto.

In conclusione, avere una metodologia all’interno della tua azienda ti aiuterà a ridurre la curva di apprendimento del team e a ottenere un miglioramento del lavoro. Uno strumento in grado di gestire progetti complessi e adattarsi a possibili cambiamenti ed esigenze è essenziale per aziende che mirano a un percorso di crescita organizzato e strutturato.