Implementación de metodologías de gestión de proyectos en Marketing

La gestión de proyectos necesita de técnicas o métodos en los que basar su estrategia táctica para optimizar el tiempo y los recursos y minimizar los errores. Conoce algunas de las metodologías más exitosas.

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Si realizamos una rápida búsqueda en Internet sobre metodologías de gestión de proyectos encontramos cientos de artículos relacionados con esta temática, incluyendo metodologías por sectores como pueden ser la construcción, el software, el desarrollo de producto, etc.

Algo tan fundamental y crítico para una empresa como es el marketing digital, que proporciona la visibilidad y un amplio porcentaje de las ventas de una compañía, picotea sobre las metodologías de gestión de proyectos existentes, intentando encontrar la eficiencia y la rentabilidad en sus procesos.

Estos procesos son el eje sobre el que trabajamos en cada proyecto. En Marketing se ha adoptado el término Agile Marketing para la denominación del Marketing que recurre a técnicas de repetición, colaboración y auto-organización que tienen como punto de partida el cliente.

 

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(Imagen: Agile Marketing Resource )

 

Tipología de metodologías

Según las necesidades de cada sector o empresa, existen diferentes metodologías de gestión de proyecto, aunque en este post nos centraremos en las más extendidas:

  • Gestión predictiva o tradicional (PMP)

Las metodologías predictivas son aquellas que dan más valor a los procesos, teniendo como pilares fundamentales la estabilidad del entorno y la planificación detallada: planificación y control.

 

Esta metodología de gestión de proyectos se utiliza habitualmente en el ámbito industrial o construcción, y consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial, con dependencias entre una tarea y otra, hasta conseguir los objetivos del proyecto o la fase. La planificación del proyecto se hace de principio a fin, ya sea del proyecto completo o de las diferentes fases del proyecto. La participación del cliente se reduce a medida que avanza el proyecto, teniendo una gran importancia en fases muy iniciales.

Uno de los inconvenientes más importantes de esta metodología es que, a medida que avanza el proyecto, los costes asociados a cambios en el alcance del proyecto, se disparan.

 

  • Metodologías ágiles (Scrum, kanban, Extreme Programming,...)

Estos sistemas son los idóneos para aquellos proyectos que son cambiantes durante su ciclo de vida: la agilidad nos permite rectificar y cambiar las prioridades y requerimientos según los resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto, al mismo tiempo que mejora la experiencia de cliente al estar en constante contacto con el proyecto.

 

La idea de los sistemas ágiles es orientar productivamente la necesidad de innovación constante centrada en el cliente basándose en la planificación y la optimización de los recursos.

 

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Esta metodología es la que está cogiendo mayor fuerza en el ámbito de Marketing debido a la incertidumbre y la necesidad de una rápida entrega de resultados de este tipo de proyectos. La implementación de sistemas de gestión ágiles nos permite innovar constantemente, mejorar la experiencia de cliente y estar “siempre conectados”. Si logramos que en la cultura de empresa exista la agilidad en la planificación obtendremos una flexibilidad que nos ayude a anticiparnos a los cambios necesarios antes de que el cliente vea el resultado ‘final’.

 

Las metodologías más extendidas dentro de la gestión de proyectos ágiles son:

  • Scrum: se ordena la pila de backlog, se determina la prioridad, el equipo elige la issue (si puede) y al cierre del sprint se produce un incremento de producto. Está indicado para proyectos que requieren de resultados en poco tiempo y en los que la productividad, innovación y competitividad juegan un papel determinante. También es importante en casos en los que se necesita de una capacidad de reacción ante la competencia o cuando se necesita detectar fallos que ralentizan el proyecto.

 

Scrum_WAM.jpg

 

  • Kanban: es un sistema de trabajo que proporciona un mejor flujo de trabajo al dividir un proceso productivo en varias fases perfectamente delimitadas. Para lograr el éxito de este método es necesario que todos los miembros del equipo sean conscientes de la necesidad de estar abiertos a cambios que supongan mejoras del sistema y, por tanto, del resultado. Este sistema requiere una visualización del proceso, por lo que se ordena con paneles y tarjetas que definen cada tarea, fase del proyecto y resultado. Un principio básico del método Kanban es comenzar y finalizar una tarea antes de empezar con otro: las tareas se van realizando en programación hacia adelante, a medida que se van completando se van escogiendo otras si se pueden realizar.

 

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(Imagen: Kanban)

 

Últimamente se habla bastante de Scrumban (para entornos de agile marketing), metodología que combina Scrum con Kanban. 

 

  • Extreme Programming: 
  • Simplicidad:  simplicidad del diseño para agilizar el desarrollo y facilitar el mantenimiento. 
  • Comunicación: entre todas las partes implicadas en el proyecto (incluido el cliente).
  • Retroalimentación: al estar el cliente integrado en el proyecto, su opinión sobre el estado del proyecto se conoce en tiempo real.
  • Coraje (o valentía) en la toma de decisiones que supongan un avance hacia el fin del proyecto.
  • Respeto (en todas direcciones)

 

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(Imagen: Extreme Programming)

 

  • Prince 2

Esta metodología es muy utilizada en la gestión de proyecto IT. Al igual que la gestión de proyectos tradicional, Prince 2 está dividida en procesos, pero su orientación se basa en la consecución de resultados concretos en el producto más que en la planificación de actividades.

 

Esta metodología se rige por 7 principios:

  • Justificación comercial continua: se asegura de que hay un motivo justificable para iniciar el proyecto, se identifica, se aprueba y se mantiene durante todo el tiempo que requiere el proyecto.
  • Aprender de la experiencia, tanto del proyecto actual como de anteriores que nos sirvan.
  • Roles y Responsabilidades definidos.
  • Gestión por Fases: planificación, supervisión y control en cada fase del proyecto.
  • Gestión por excepción: cada fase funciona de manera autónoma a no ser que alguna pauta necesite ser controlada en un nivel superior.
  • Orientación a productos.
  • Adaptación.

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(Imagen: Prince2)

 

Dependiendo de la tipología de nuestro negocio, sector o proyecto necesitarás de una metodología u otra, incluso la adaptación o combinación de ellas. ¿Has implementado alguna de las vistas en este post en tu empresa?, ¿cuál es tu valoración? Nos gustaría conocer tu experiencia en los comentarios.

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jalujan
jalujan
18/10/2016

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