Best practice per il project management

Sapevi che, secondo il Project Management Institute, le società ad alto rendimento completano l'80% dei loro progetti in tempo centrando gli obiettivi e rispettando il budget stabilito? Se vuoi iniziare a implementare tecniche e tool di project management che aiutino la tua azienda a raggiungere il successo, continua a leggere. 

Cos'è il project management?

Il project management  consiste nell'applicare un focus metodico sulla pianificazione e sulla guida dei processi di un progetto, dall'inizio alla fine. Secondo il Project Management Institute (PMI), il segreto dell'efficacia delle società ad alto rendimento deriva dallo sviluppo di strategie, tecniche e team basati su solide pratiche di gestione dei progetti.

Il PMI determina che questi processi debbano seguire queste cinque fasi:

1. Avvio
2. Pianificazione
3. Esecuzione
4. Monitoraggio e controllo
5. Chiusura

Esistono comunque diverse metodologie di project management, che indicano guidelines differenti. Un esempio è la Metodologia Agile, la quale consente di rettificare e modificare, all’occorrenza, le priorità di lavoro. Queste tipologie di progetti utilizzano sprint, ovvero intervalli di tempo più o meno brevi.Ogni sprint ha una serie di obiettivi che il team deve completare prima della fine del periodo di tempo stabilito. Questa organizzazione consente un avanzamento graduale del progetto e risulta più flessibile quando bisogna aggiungere o togliere attività.

Perché il project management è importante?

Questo lavoro porta con sé una grande responsabilità e il professionista incaricato di questo compito deve essere in grado di anticipare i cambiamenti, risolvere gli imprevisti e comprendere le necessità del cliente. Da lui dipendono, in un certo modo, il successo o il fallimento del progetto.

Ecco perché, sempre di più, è richiesta una certificazione in project management, per garantire che la persona incaricata abbia le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere questo ruolo.

È comprovato che le aziende con professionisti specializzati in project management hanno un miglioramento significativo nello sviluppo dei progetti e aumentano le probabilità di successo.

I benefici diretti più tangibili sono i seguenti:

• Visibilità sullo stato del progetto;
• Coinvolgimento degli stakeholder;
• Progetti in linea con la strategia aziendale;
• Team allineati sugli obiettivi da perseguire;
• Quasi il 30% in più di progetti completati in tempo;
• Più del 20% dei progetti realizzati rispettando il budget stabilito;
• Più del 20% dei progetti che raggiungono gli obiettivi prefissati.

Riassumendo, la mancanza di un’attività organizzativa riduce considerevolmente le probabilità di successo di progetti e iniziative strategiche.

Best practice per gestire correttamente i tuoi progetti

Sebbene molto dipenda dalla metodologia di project management che si vuole applicare, restano fermi alcuni principi di base. Universia evidenzia i seguenti: 

1. Comprendere il valore reale alla base del project management;
2. Coinvolgere attivamente i finanziatori esecutivi;
3. Allineare i progetti alla strategia;
4. Far crescere e mantenere i talenti involucrati nella gestione dei progetti;
5. Utilizzare pratiche di project management standardizzate in tutta l’azienda.

Questi cinque aspetti sono le basi fondamentali ma, in aggiunta, ogni project manager deve sempre applicare anche queste sei best practice:

1. Definire la portata del progetto 

Il primo passo è definire gli obiettivi che vogliamo raggiungere con il progetto, step fondamentale per realizzare un piano reale ed efficiente. 

Ponetevi questa domanda: cosa voglio ottenere? Organizzare un evento per 1.000 persone? Espandere la società all'estero? Migliorare la reputazione digitale?

La portata del progetto ne definisce i limiti e funge da base per identificare le attività da svolgere all'interno o all'esterno di questo, nonché la quantità di lavoro da portare a termine.

È necessario definire questi obiettivi con il cliente per permettergli di avere un ruolo attivo nel progetto, e non da mero spettatore.

2. Definire le attività da compiere

Nella disciplina del Project Management questa fase è chiamata Work Breakdown Structure (in italiano Struttura analitica di progetto). Si tratta di mettere insieme una suddivisione di tutte le attività che fanno parte di un progetto e trasformarle in attività minori: albero gerarchico orientato al prodotto (deliverable). 

In questo esempio in formato Excel, possiamo vedere le attività più grandi 1 e 2 in blu che rappresentano i deliverable principali. Di seguito sono riportate le attività minori da portare a termine per poter terminare correttamente il deliverable, qual è la scadenza e chi è il responsabile del team.

Questo strumento di project management è fondamentale e il suo scopo è quello di organizzare in modo strutturato la portata totale di ciascun progetto. La sua struttura gerarchica consente di identificare in modo semplice e intuitivo ogni "work package". Questi "package" devono avere una documentazione dettagliata, in modo che ogni persona coinvolta nell'attività possa svolgerli correttamente e in maniera efficiente.

3. Assegnare un responsabile a ogni attività

Il project manager deve stabilire chi sarà responsabile di ciascuna attività della Work Breakdown Structure e su quali risorse può contare per portarla a termine. Si tratta di stabilire obiettivi realistici che si adattino alle abilità  del team.

Nella metodologia Agile, ogni attività ha una sola persona responsabile che dovrà riferire al resto del team alla fine di ogni sprint. Così, l'autonomia è potenziata all'interno di un sistema di lavoro di squadra.

4. Stimare i tempi

I tempi o il calendario di un progetto sono necessari per pianificare al meglio il suo sviluppo. Ogni processo deve avere una data di inizio e di fine.

Stabilisci le scadenze tenendo conto dell'opinione del team di progetto, poiché sono gli specialisti che saranno in grado di determinare meglio il tempo necessario per completare ciascuna attività.

Considera i possibili fattori che possono alterare questa pianificazione, come per esempio le date critiche durante lo sviluppo del progetto, e annotale nella struttura organizzativa (tempi flessibili).

Sii accurato nella preparazione di questo documento in quanto ti consentirà di:

• essere consapevole dello sviluppo del progetto;
• conoscere le scadenze di produzione e presentazione;
• sapere qual è l’obiettivo di ciascuno dei processi da eseguire.

Una volta determinato il tempo del progetto, è consigliabile che venga esaminato dal cliente in modo che sappia quando riceverà i risultati. Inoltre, è possibile utilizzare un software di project management che consenta di vedere in tempo reale a che punto sia ogni attività.

Fonte: Wrike

Ricorda: l'obiettivo di una pianificazione è facilitare la comunicazione tra il cliente e il team di lavoro, quindi è essenziale stabilire una stretta relazione in cui il cliente conosca i professionisti che svilupperanno il suo progetto.

5. Monitorare i costi

È necessario controllare i costi del progetto al fine di completare il lavoro nei limiti del budget assegnato. È importante monitorare sia i costi interni, derivati ​​dalla produzione del progetto, sia i costi esterni.

Le tool di project management di solito includono una sezione per controllare le ore di lavoro di ciascun membro del team, facilitando il contenimento dei costi interni.

Il follow-up dovrebbe essere effettuato quotidianamente, ma è anche importante redigere report settimanali per evitare ritardi, prendere decisioni e agire prima che i costi superino le entrate.

6. Follow-up e retrospective

Durante l'intera esecuzione del progetto, il responsabile deve eseguire analisi periodiche ed emettere report interni che consentano di verificare lo stato del progetto, monitorarlo e confrontare i progressi attuali rispetto a quelli predefiniti, nel rispetto (o meno) di termini, costi, portata, ecc.

Quindi, se necessario, il direttore o il manager possono apportare modifiche che aiutino a migliorare l'efficienza del progetto, ora come in futuro. Gestire le modifiche in modo efficiente può fare la differenza tra un progetto di successo o un fallimento.

Inoltre, una volta terminato il lavoro, è importante eseguire una retrospettiva interna per rilevare i punti da migliorare nelle future occasioni. Per questo da ciascun progetto si devono estrapolare lezioni e apprendimenti utili.

L'importanza della gestione del rischio nel project management

Ogni progetto può presentare diversi rischi che devono essere identificati al più presto per evitare che diventino veri e propri ostacoli durante lo sviluppo.

Fonte

Knowledge Train stabilisce misure con cui calcolare la gestione dei rischio:

• Probabilità:
  • 1 = improbabile
  • 2 = probabile
  • 3 = molto probabile
• Impatto sul progetto:
  • 1 = basso
  • 2 = medio
  • 3 = alto

Moltiplicare fra loro entrambi i numeri ci consente di conoscere la percentuale di rischio: un fattore di rischio alto indica una situazione problematica in termini di conformità con lo sviluppo del progetto. Pertanto, rivedere costantemente i rischi consentirà di evitare un possibile fallimento.

Se riusciamo a costruire una solida cultura del project management, le organizzazioni godranno di un grande vantaggio competitivo. Oggi esistono numerose tool collaborative e non collaborative per facilitare l’ottimizzazione del project management. Fondamentale però è la presenza di un professionista esperto che sappia guidare i progetti e applicare best practice nel lavoro quotidiano.