Business Intelligence & Analytics
Sep 14, 2018
BY JUAN MANUEL ESCUREDO

Virtual team, metodologia Agile e Scrum: la partnership del futuro

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Il lavoro da remoto (anche di interi team) è un fenomeno in costante crescita e sempre più aziende hanno dipendenti o consulenti che lavorano da ogni parte del mondo. La sfida più grande è coordinarle tutte, ma usando la metodologia Agile e Scrum diventa tutto più facile.

Grazie alla globalizzazione, a internet e alle nuove tecnologie, le aziende (piccole e grandi) oggi possono creare team di lavoro “virtuali”, composti da persone in giro per il mondo. Quando le risorse umane di un’azienda superano i confini, i nostri talenti migliorano e la qualità del servizio o del prodotto che offriamo aumenta. Allo stesso tempo, però, la sfida più grande è il coordinamento di tutte queste persone sparse per il mondo ma appartenenti allo stesso team di lavoro. Come farlo? Con la metodologia Agile e Scrum.

Cosa sono i team virtuali?

Per capire come affrontare questo problema di coordinamento è fondamentale capire il contesto in cui molte aziende si trovano a lavorare, una volta che decidono di allontanarsi dal modello di lavoro tradizionale, dove tutti gli impiegati si trovano nello stesso ufficio.

In questa nuova era, le squadre di lavoro virtuali sono team che comprendono persone con un obiettivo comune nonostante non si trovino nello stesso luogo. I diversi membri del team possono lavorare da casa, ma anche da un’altra città o da un altro Paese.

Qual è lo scopo di questo metodo di lavoro? Espandere le frontiere delle risorse umane di un’azienda, acquistando talenti in ogni angolo del mondo e sfruttando il valore del lavoro di squadra e insieme quello delle nuove tecnologie. Ma per fare questo è necessario prima trovare la “formula magica” per rendere realtà i virtual team e per affrontare l’impatto che essi potrebbero avere sulla nostra azienda.

La metodologia Agile e Scrum: la chiave per coordinare i virtual team

In WAM i nostri team sono dislocati tra Madrid, Valencia, Milano e Miami, così come i nostri clienti si trovano in giro per il mondo. Come riusciamo a gestire questa situazione? Semplice, abbiamo adottato la metodologia Agile e Scrum nei nostri processi aziendali.

Questo modo di lavorare - che include l’Agile e lo Scrum - si realizza con metodi di project management che ci permettono di adattarci ai bisogni specifici di un progetto, in qualsiasi momento: facilmente e velocemente. La nostra ricetta per il successo è la formazione di squadre interdisciplinari, auto-organizzate che condividono un protocollo decisionale.

Il vantaggio più grande di questo metodo è la riduzione dei tempi per il raggiungimento degli obiettivi. Ciò ci consente di lavorare per fasi e di avere continui risultati. Inoltre, in caso di cambiamenti in corsa, è facile avvertirli e intervenire immediatamente.

Come introdurre la metodologia Agile e Scrum all’interno di virtual team?

Per lavorare con team virtuali sono essenziali questi tre elementi:

  • essere organizzati;
  • avere obiettivi chiari;
  • scegliere canali comunicativi efficienti che permettano una gestione del lavoro fluida come in qualsiasi unità di lavoro “tradizionale”.

Ora approfondiremo gli step essenziali per costruire team di lavoro decentralizzati, in modo Agile.

1. Creare processi chiari con le “ceremonies” Agile/Scrum:

I progetti Agile seguono procedure cicliche in cui le ceremonies, dove intervengono i team e i clienti, sono fondamentali. Inizialmente queste ceremonies sono nate come meeting veloci di follow up e riscontro di eventuali problemi.

In generale, come mostra l’immagine sotto, facciamo un elenco di tutte i task che devono essere completati nel progetto con l’aiuto del cliente e stabiliamo le priorità e i tempi di consegna. Successivamente stabiliamo la durata di uno sprint, che può durare da una a 4 settimane, e quali task verranno completati durante quel periodo. Il giorno prima della consegna facciamo un  meeting di 15 minuti per aggiornarci su ciò che ogni team ha completato, gli ostacoli riscontrati e cosa ancora debba essere fatto.

metodologia agile e scrum

Una volta completato lo sprint, presentiamo il lavoro al nostro cliente. Il team, poi, si riunisce nuovamente per ripercorrere il lavoro fatto finora e trovare possibili miglioramenti.

Le principali ceremonies nella metodologia Agile e Scrum sono questi quattro tipi di meeting:

  • Sprint planning;
  • Daily scrum;
  • Sprint review/demonstration;
  • Sprint retrospective.

Nel mio team, per esempio, siamo tutti fisicamente presenti in ufficio e per questo ci piace fare i nostri meeting la mattina, stando in piedi per iniziare la giornata con energia e per stimolare le nostre menti.

2. Usare tool di management e collaborazione

In WAM lavoriamo con TaskRay, uno strumento che usa il modello Kanban per organizzare i task e seguire il loro andamento. Questo strumento ci permette di sapere chi sta facendo cosa e cosa, invece, è rimasto indietro nel processo. Tutto il team ha accesso al progetto e può controllarne lo stato.

Il funzionamento è semplice: vengono creati i task e vengono assegnati alle persone che li devono completare. La persona che ne è responsabile, deve spostare i task nella colonna appropriata a seconda dello stato (backlogged, planning, work in progress, to approve, completed).

Esistono strumenti simili come Trello e Asana: qualsiasi userai, ti accorgerai in fretta di quanto siano utili per non perdere di vista nulla, soprattutto quando si lavora con virtual team.

3. Sfruttare la tecnologia per essere più vicini

Con le chat e le videochiamate, oggi non importa se sei realmente seduto di fianco alla persona con cui stai parlando. Questo è un grande vantaggio quando si lavora con team virtuali ed è utile per mantenere le comunicazioni fluide.

In WAM usiamo Slack per gli scambi più veloci tra colleghi e Google Hangouts per meeting e riunioni in videochiamata. Così, tutti i membri della riunione, ovunque siano, possono partecipare nello stesso modo, comunicando in maniera chiara.

La distanza fisica non è più una barriera alla creazione di squadre di lavoro efficienti, coordinate e unite, grazie a internet e alla tecnologia.

Applicando queste idee, questi metodi e questi strumenti, qualsiasi azienda ha la possibilità di varcare i suoi confini e lavorare con virtual team senza che ciò abbia un impatto negativo sulla qualità del proprio lavoro.

Le performance potrebbero addirittura migliorare, o almeno questo è quello che è capitato a noi.

 

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