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Sales Enablement
Apr 29, 2021
Anna Giampaolo
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Team virtuali e Metodologia Scrum: il futuro è nella gestione agile

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Lo smart working ha comportato per moltissime aziende la creazione di team virtuali e dislocati in tutto il mondo. La sfida più grande però è soprattutto quella di garantire il coordinamento dei team. Sfida che grazie alla metodologia agile Scrum si può vincere!

Grazie all'internazionalizzazione e alle possibilità offerte da Internet e dalle nuove tecnologie, le aziende (grandi e piccole che siano) possono creare team di lavoro virtuali sparsi in tutto il mondo. Quando le risorse umane espandono i propri confini, il talento e la qualità del prodotto che offriamo aumenta, ma, allo stesso tempo, sorgono nuove sfide: la gestione dei team virtuali è più complessa di quella dei team fisici. Come possiamo migliorare? Usando la metodologia Scrum per rendere la nostra organizzazione più agile.

L’approccio agile esiste da molto prima che il termine Agile, ampiamente utilizzato oggi, venisse creato. Ognuna di queste ha creato un proprio modo di strutturare l’organizzazione adottando il paradigma all’interno del quale si trova Agile, il paradigma di autonomia condivisa.

Nel tempo, soprattutto le aziende che lavorano nel settore dello sviluppo software, hanno adottato il metodo Scrum, una delle metodologie più famose legate alla filosofia Agile. Non bisogna però confondere i termini: Agile è una mentalità, un modo di approcciarsi al lavoro da cui sono derivati molte metodologie. Una delle più popolari è proprio la metodologia Scrum.
 

Agilità nel lavoro da remoto per le aziende

Non possiamo ignorare che i cambiamenti nel mondo del lavoro, a causa del Covid-19, hanno accelerato questa trasformazione. Il lavoro da remoto è diventato popolare e con esso la creazione di team virtuali che comunicano da diverse parti del mondo.

Come lavorare a distanza? Gli strumenti di collaborazione sono diventati un investimento molto prezioso. Un esempio per tutti è l’acquisto di Slack da parte di Salesforce, per quasi 28 miliardi di dollari, evidente segno della tendenza che sta prendendo piede. “Tutti vogliono essere nell’ecosistema digitale del lavoro. Se non partecipi a questa amalgama di soluzioni collaborative, perderai una parte importante del futuro che verrà”, ha affermato Miguel Ángel Morcuende, esperto di trasformazione digitale.

leadership in team virtuali

Il nuovo contesto richiede tool integrate per i dipendenti con le quali, in un solo clic, possano avere tutto ciò di cui necessitano. Bisogna assicurarsi che non si perda la qualità del servizio a causa di questo nuovo modo di lavorare. Per esempio, i contact center cloud sono un’ottima soluzione.

In sintesi, ora che questo cambiamento ha preso piede, non si tornerà più indietro. Bisogna quindi assicurarsi di saper guidare i team virtuali al meglio e scegliere i migliori software per farlo. Cambiare la prospettiva, allenarsi a pensare in modo agile e utilizzare la metodologia Scrum saranno le basi del successo.
 

Mentalità agile e metodologia Scrum: soluzione per la leadership nei team virtuali

Molte aziende hanno allentato o eliminato la presenza fisica in ufficio rendendola più flessibile e diversificata, in base ai luoghi di origine dei propri dipendenti. Come si può lavorare bene in questo nuovo paradigma? Adottando la Metodologia Scrum nei nostri processi aziendali. I benefici dell’essere Agile sono evidenti

Ciò che Scrum ci offre sono metodi di gestione del progetto che ci consentono di adattare il modo di lavorare alle esigenze specifiche di ogni iniziativa, in ogni momento, in modo diretto e rapido. Affrontare i problemi in modo interdisciplinare e autogestito, e sempre con un protocollo decisionale condiviso.

La qualità principale di questo metodo è che i tempi di lavoro per raggiungere un obiettivo sono brevi, e solitamente scandiscono il tempo di consegna di una parte del progetto. Questo aspetto ci consente di lavorare per fasi e ottenere una consegna rapida e continua dei deliverable di progetto. Inoltre, quando un cliente chiede una modifica, è possibile integrarla senza causare ritardi nelle scadenze definite.
 

Come introdurre la metodologia Scrum nei team virtuali?

La cosa più importante quando si lavora con team virtuali è l'organizzazione, la definizione di obiettivi chiari e la creazione di canali di comunicazione efficaci. Questo fa si che tutto scorra senza intoppi, come se si fosse tutti insieme nello stesso ufficio (o forse anche meglio).

Ora vedremo i passaggi più importanti per gestire in modo agile i team di lavoro decentralizzati. Bisogna tenerne conto quando si definiscono strategie di vendita e si valorizza l’organizzazione del team:

Crea processi chiari con le milestone Scrum

I progetti Agile seguono procedure cicliche con milestone dove intervengono il team e il cliente. Sono incontri veloci per fissare e mantenere il ritmo del progetto e rilevare eventuali problemi che possono sorgere lungo il percorso.

In generale, come mostra l'immagine seguente, si assegna un numero a tutte le attività che devono essere completate nel progetto con l'aiuto del cliente e si stabiliscono le priorità nel completare i deliverable. 

Successivamente, determiniamo la durata dello sprint, che può variare da una a quattro settimane, e decidiamo quali attività devono essere completate in quello sprint specifico. Fino al giorno della consegna, si hanno incontri giornalieri di 15 minuti per confermare di cosa si sta occupando ogni membro del team, quali ostacoli sono sorti e cosa si ha in programma di fare da li all’incontro successivo. 

Come pianificare uno sprint nella metodologia Agile

Quando lo sprint è completo, si presenta il lavoro al cliente. Dopodiché il team si riunisce per valutare quali miglioramenti si possono apportare e per fare un'analisi retrospettiva del progetto svolto.

Le milestone principali nella metodologia Scrum sono:

  • Sprint Planning Meeting.

  • Daily Scrum Meeting.

  • Sprint Review/Demonstration Meeting.

  • Sprint Retrospective Meeting.

Usare strumenti di collaborazione e gestione

Sempre in tema di tool funzionali al lavoro, Salesforce ha un CRM per la gestione aziendale che ci consente di automatizzare una moltitudine di processi, risparmiare tempo e organizzare tutte le nostre attività sulla stessa piattaforma. 

Un software molto utile se si vuole scalare all'interno della trasformazione digitale e che facilita il sales enablement all'interno dell'organizzazione.

Utilissimo il sistema di reporting per suddividere le attività di ogni team per progetto e tracciare il tempo investito in ciascuna attività. Non è ovviamente l'unico modo per farlo: si possono infatti utilizzare altre app come Trello, Asana o TaskRay che permettono di tenere traccia delle attività dei team virtuali in modo che nessuno perda di vista i compiti assegnati.

Gestione di team virtuali su Salesforce

Approfittare della tecnologia per avvicinare gli uni agli altri

Grazie a chat e videochiamate, non importa più se sei alla scrivania accanto al tuo partner o a 100 chilometri di distanza. Siamo più connessi che mai. E questo è un vantaggio se parliamo di metodologie agili e di quanto sia importante mantenere una comunicazione fluida nei team virtuali.

Una buona opzione sono Google Chat per messaggi e domande veloci e Google Meet per le riunioni tramite videochiamate. In questo modo i membri del team possono partecipare indipendentemente da dove si trovino, e tutti possono comunicare in modo efficiente. Le metodologie agili nelle relazioni umane sono importanti, perché aiutano a migliorare l'ambiente di lavoro.

La distanza, grazie ai progressi tecnologici di cui godiamo, non è più un ostacolo alla creazione di team di lavoro efficaci, coordinati e coesi. In questo modo qualsiasi azienda ha l'opportunità di espandersi e lavorare con team virtuali senza che ciò influisca negativamente sulla qualità dei progetti che presenta. Gli indicatori di performance possono persino migliorare come è successo da noi in We Are Marketing.

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