Come creare e implementare un workflow in Inbound Marketing

I flussi di lavoro stanno diventando sempre più importanti per le strategie di marketing digitale. Pertanto, una buona comprensione di cosa sono, come funzionano e quali sono gli strumenti più adatti alle vostre specifiche esigenze, determinerà il successo o il fallimento dell'implementazione. 

Continuate nella lettura e scoprite come funziona un workflow in una strategia di Inbound Marketing.

Cos'è un workflow

L'ottenimento di risultati tangibili è alla base di qualsiasi strategia di inbound marketing e per questo è necessario automatizzare e misurare l'impatto di tutte le azioni svolte attraverso i workflow.

I workflow (catena di azioni di lavoro) iniziano a funzionare quando un utente esegue una prima interazione, che si tratti di un clic su una specifica pagina web, della compilazione di un form, della lettura di un post o del download di un qualsiasi ebook.

Dopo questo "primo incontro", ha inizio il workflow, ovvero un insieme di azioni (ad esempio l'invio di e-mail) che sono state precedentemente automatizzate. Queste azioni nascono con un unico obiettivo: far sì che ogni lead passi attraverso il funnel di vendita fino a diventare finalmente un cliente.

I principali vantaggi dei workflow sono:

• Essere in grado di generare un database qualificato e ottimale.

• Conoscere, analizzare ed educare questo database attraverso strategie di lead nurturing (e guidare i lead attraverso l'imbuto di vendita).

• Automatizzare le diverse azioni, migliorando la produttività e consentendo al team di concentrarsi su altri compiti. 

Come creare un workflow di Inbound Marketing:

1. Definisci i tuoi Buyer Persona e i tuoi obiettivi

A chi vi rivolgete, cosa volete ottenere, chi sono i vostri potenziali clienti? 

Per rispondere a queste domande dovete avere chiari gli obiettivi che volete raggiungere oltre ad offrire contenuti adatti alle caratteristiche del vostro target di riferimento. 

Ve ne parleremo nel prossimo punto. 

2. Il contenuto, la migliore vetrina (per attrarre e captare)

Come disse una volta il grande Pablo Picasso: "L'ispirazione esiste, ma deve trovarti già a lavoro". Non importa quanti contenuti offrite, non saranno letti (o ricevuti) tutti . Siate concisi, offrite storie che abbiano un senso e che aggiungano sempre valore.

3. Scegliere gli strumenti migliori per la creazione di workflow

Ci sono diversi strumenti o programmi che faciliteranno l'implementazione dei workflow nella vostra azienda. 

Ecco una selezione dei migliori:

- Marketing Cloud: è uno dei cloud di Salesforce orientato al B2C (Business to Consumer). Il suo principale vantaggio è che permette la creazione di esperienze personalizzate in base alle specifiche esigenze di ogni utente attraverso il Customer Journey. All'interno della piattaforma, inoltre, sono presenti diversi sotto strumenti quali: Journey Builder, Email Studio, Advertising Studio, Mobile Studio, Social Studio e Audience Studio. Tutti progettati per offrire una migliore Customer Experience,  in ogni canale.

- Pardot: questa soluzione Salesforce si utilizza per l'automazione e la gestione dei lead, in questo caso orientato al B2B (Business to Business). Il punto di forza di Pardot è che permette di sapere in modo rapido e visivo in quale fase del funnel si trova ogni potenziale cliente e quali azioni e passi successivi si stanno compiendo di nurturing per trasformare i lead in clienti. 

Uno dei suoi principali vantaggi è che permette di creare automazioni intelligenti.

- HubSpot: uno degli strumenti più noti del marketing digitale. Facilita l'individuazione delle opportunità di vendita oltre ad avere meccanismi automatizzati e personalizzati (a seconda del comportamento di ogni lead nel funnel di vendita). Consente inoltre di accedere a potenziali informazioni su ciò di cui i clienti hanno bisogno o che stanno cercando.

Fonte: Hubspot

- Act-on: quest'ultimo strumento è di diretta responsabilità di Hubspot. Offre servizi come l'integrazione di piattaforme CRM come Salesforce, automatizzare e personalizzare l'emailing in base al comportamento di ogni lead, tra gli altri.

Fonte: Act-on

4. Creare azioni per ottenere risultati

Una volta creato il workflow e scelto i punti da  cui i contatti entreranno, è il momento di proporre e creare azioni. 

Le più comuni  sono:

• Ritardare. Viene utilizzata per aggiungere intervalli di tempo tra le varie azioni.
  Ad esempio, per lasciare alcuni giorni o settimane tra l'invio di una e-mail e la successiva.

• Inviare un'e-mail. Questa azione è focalizzata sulla programmazione dell'invio della mail  alla lista dei contatti predefinita.
  Ad esempio: se un utente ha scaricato un file nella prima fase del funnel Top of the Funnel), dopo un certo periodo di tempo, sarà pronto a ricevere informazioni più focalizzate su contenuti commerciali (Middle of the Funnel).

• Inviare e-mail interne. Questa azione interna al team, comunica in tempo reale quando un lead ha raggiunto una specifica fase del workflow.
  Ad esempio, informa il responsabile delle vendite così da renderlo sempre a conoscenza dello status dei lead.. 

• Aggiungere/rimuovere un contatto da una lista. Quest'altra azione permette di aggiungere o cancellare i contatti nelle liste strategiche. Avere i database ben ottimizzati e definiti è fondamentale e questa funzione può aiutarci molto. 

5. Analisi dei risultati  

Con la marketing automation è inoltre possibile effettuare sempre un'analisi approfondita delle azioni e delle strategie implementate e dei singoli flussi generati.. La corretta e puntuale misurazione dei risultati permette infatti di aggiustare dove necessario e di rinforzare dove utile. 

Importante, nella fase di analisi, è poter rispondere ad alcune domande cruciali. Tra le altre: con il nostro lavoro, stiamo soddisfacendo le necessità di ogni lead/cliente?  State centrando gli obiettivi della strategia? Stiamo suscitando interesse tra i clienti (ad es. tasso di apertura nelle azioni di email marketing)?

Tre vantaggi dell'utilizzo dei workflow

Per gestire un portafoglio di potenziali clienti è necessario l'aiuto di workflow.

 Ecco tre motivi.

1. Trasformare semplici utenti in potenziali clienti. I workflow consentono di segmentare i database, raggruppandoli in base alle loro caratteristiche e al loro comportamento grazie anche alle informazioni fornite nella mail di contatto e nei form. Pertanto, avere campi ben definiti nei form di contatto è fondamentale per definire le informazioni di cui l'azienda ha bisogno per alimentare quel lead. Non è più permesso inviare la stessa mail  a tutti i tuoi contatti nella speranza che la aprano con un solo click. 

È giunto il momento di utilizzare questo strumento per inviare ai potenziali clienti i contenuti davvero di loro interesse, perché solo così si potranno trasformare in clienti. La definizione della vostra strategia di contenuto vi aiuterà in questo compito.  

2. Personalizzare il contenuto e programmare i workflow. Se avete un gran numero di potenziali clienti che sono vicini al completamento del funnel di vendita, forse potete inviare loro un'e-mail tre volte a settimana invece di una sola volta. Avete il controllo e la possibilità di scegliere la frequenza di consegna e il tipo di contenuto per ogni segmentazione del cliente, sia nei giorni feriali, nei fine settimana, ecc.

Più la vostra strategia di inbound marketing è personalizzata e segmentata, più è probabile che il vostro messaggio venga recepito in base alle esigenze specifiche del vostro potenziale cliente. 

3. Utilizzare i workflow e risparmiare tempo. L'automazione consente al team di concentrare i propri sforzi su altri compiti una volta che il flusso di lavoro è stato progettato. In questo modo si accelerano i processi di attraction e nurturing, rendendoli più comodi e funzionali.  Inoltre, aiuta ad avere ruoli e compiti molto ben definiti per ogni membro e un migliore allineamento tra marketing e vendite, avendo un processo chiaro e le esigenze specifiche di ogni fase del processo di vendita per i lead. 

Ecco quindi spiegato l’importanza dei workflow in una strategia di  Inbound Marketing.